Uno de los aspectos más críticos, pero a menudo descuidados de la gestión de un laboratorio, es la documentación del Sistema de Gestión ISO/IEC 17025 o ISO 15189. Si bien es esencial para mantener la coherencia y la responsabilidad, la documentación también puede ser abrumadora y confusa si no se maneja correctamente.
En este artículo, vamos a explorar once consejos útiles para escribir documentos del Sistema de Gestión que sean fáciles de leer y entender.
¡Empecemos!
Consejo 1. Mantén la simplicidad.
Empecemos por lo más básico: la simplicidad. En el mundo de la documentación de un Sistema de Gestión, menos es más. Un documento sencillo y claro es más probable que sea leído, entendido y seguido por el equipo de tu laboratorio. ¿Cómo puedes lograr esto?
Evita la jerga complicada tanto como sea posible. Si debes usar términos técnicos, asegúrate de definirlos claramente para evitar confusiones. También es importante limitar la longitud de las oraciones y mantener los párrafos breves y concisos. La información se procesa más fácilmente cuando se presenta en pequeños fragmentos.
Consejo 2. Estructura coherente.
La coherencia es clave en la escritura de cualquier documento. Esto significa que la estructura de tu documento debe ser lógica y fácil de seguir. Divide tu documento en secciones claramente definidas con títulos descriptivos y subtítulos, y utiliza viñetas y listas para destacar puntos importantes.
Esto no sólo hace que el documento sea más atractivo a la vista, sino que también permite a los lectores encontrar rápidamente la información que necesitan.
Consejo 3. Uso eficiente de los gráficos.
El cerebro humano procesa la información visual más rápido que el texto. Por lo tanto, cuando sea relevante, utiliza gráficos, diagramas y tablas para representar la información. Estos pueden ser especialmente útiles cuando se explican procesos complejos o se muestran datos.
Asegúrate de que cualquier gráfico que uses sea claro, preciso y esté correctamente etiquetado. Y recuerda, un gráfico debe complementar el texto, no reemplazarlo.
Consejo 4. Escritura activa.
Una forma segura de hacer que tus documentos sean más atractivos es mediante el uso de la voz activa. La voz activa es más directa y más fácil de leer que la voz pasiva.
Por ejemplo, en lugar de escribir “Los resultados del experimento fueron registrados por el analista”, sería mejor escribir “El analista registró los resultados del experimento”. Es una pequeña distinción, pero puede marcar una gran diferencia en la legibilidad de tu documento.
Consejo 5. Coherencia de estilo y tono.
La coherencia en la redacción de documentos puede facilitar enormemente la comprensión. Utiliza siempre el mismo estilo de escritura, el mismo tono y la misma terminología a lo largo de todos tus documentos de gestión. Esto reduce la ambigüedad y ayuda a evitar la confusión.
Establecer un estilo y tono consistentes puede ser particularmente útil en entornos de laboratorio más grandes, donde varias personas podrían estar involucradas en la redacción de los documentos. Considera la creación de una guía de estilo para ayudar a mantener esta coherencia.
Consejo 6. Incorporación de ejemplos y casos de estudio.
A veces, una buena forma de asegurarte de que tus documentos sean fáciles de entender es proporcionando ejemplos o casos de estudio. Esta es una excelente manera de ilustrar cómo se aplican en la práctica los procedimientos o políticas descritas.
No obstante, es fundamental que estos ejemplos y casos de estudio sean precisos y relevantes. Por lo tanto, podrías considerar el uso de ejemplos reales de tu laboratorio, siempre que se respete la privacidad y la confidencialidad.
Consejo 7. Evita las ambigüedades.
La ambigüedad es el enemigo de cualquier buena documentación. Si una política, procedimiento o instrucción puede ser interpretada de diferentes maneras, entonces es probable que cause confusión o errores.
Por lo tanto, es esencial que te esfuerces por ser lo más claro y explícito posible. Cuando se presenten instrucciones, deben ser inequívocas y fácilmente comprensibles.
Consejo 8. Revisión y edición.
Un paso vital, pero a menudo pasado por alto en la redacción de documentos del Sistema de Gestión, es la revisión y edición. Puedes tener los consejos más útiles y los datos más precisos, pero si tu documento está lleno de errores gramaticales y de puntuación, perderá credibilidad.
Tómate el tiempo para revisar tu documento cuidadosamente. Lee en voz alta para detectar frases torpes y errores tipográficos, y considera pedir a un colega que lo revise también para obtener una nueva perspectiva.
Consejo 9. Pruebas de usuario.
¿Cómo puedes estar seguro de que tus documentos son verdaderamente fáciles de leer y entender? Prueba de usuario. Una vez que hayas escrito un documento, dáselo a un miembro de tu equipo (preferiblemente alguien que no esté familiarizado con el procedimiento o el proceso que estás documentando) y pídele que lo lea.
Observa si pueden entender y seguir las instrucciones. Si encuentran dificultades o se confunden, eso es una señal de que puede ser necesario volver a trabajar en ciertas partes del documento.
Consejo 10. Actualización regular.
La ciencia y la tecnología están en constante evolución, lo que significa que tus documentos del Sistema de Gestión también deberían hacerlo. Un documento que es relevante y útil hoy puede quedar obsoleto en un año, un mes, o incluso una semana.
Así que, asegúrate de revisar y actualizar tus documentos de forma regular para mantenerlos al día. Y cuando hagas cambios, asegúrate de comunicarlos claramente a tu equipo para evitar cualquier confusión.
Consejo 11. Feedback constructivo.
Finalmente, recuerda que tus documentos del Sistema de Gestión son para tu equipo. Por lo tanto, no dudes en solicitar su feedback. Ellos pueden ofrecer perspectivas útiles que no habías considerado y ayudarte a mejorar la claridad y la eficacia de tus documentos.
La documentación efectiva es un componente esencial de la gestión de un laboratorio exitoso. No es simplemente una cuestión de cumplimiento; es una herramienta valiosa para mejorar la eficiencia, mantener la consistencia y fomentar la colaboración dentro de tu equipo.
Con estos consejos en mente, podrás crear documentos del sistema de gestión que no solo cumplan con los requisitos reglamentarios de la ISO/IEC 17025 o la ISO 15189, sino que también sean recursos útiles y accesibles para todo tu equipo.
Recordando siempre que, escribir documentos es un arte en sí mismo, un arte que requiere práctica y paciencia. Sin embargo, al seguir estos consejos, te acercarás a dominar este arte, beneficiando tanto a tu laboratorio como a tu equipo.
En conclusión.
La redacción de documentos del sistema de gestión puede parecer una tarea desalentadora, pero no tiene por qué serlo. Siguiendo estos consejos, podrás crear documentos claros, coherentes y fácilmente comprensibles que ayudarán a garantizar que tu laboratorio funcione de manera eficiente y efectiva.
Al final del día, un buen documento es aquel que se lee, se entiende y se usa bien. Al centrarte en la simplicidad, la claridad y la relevancia, puedes crear documentos que no sólo cumplan con los requisitos reglamentarios, sino que también sean verdaderamente útiles para tu equipo.
Y recuerda, siempre existe espacio para aprender y mejorar. Así que no tengas miedo de experimentar, solicitar feedback y seguir perfeccionando tus habilidades de redacción de documentos.
Después de todo, cada paso que tomes en esta dirección será un paso hacia un laboratorio mejor y más eficiente.
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Hasta la próxima!
