septiembre 27, 2021

Escrito por: Oscar Delgado

Director y fundador de SGC-Lab.

5 pasos para determinar el contexto del laboratorio mediante la Matriz DOFA

La norma ISO/IEC 17025:2017 indica que la alineación estratégica y sincronizada de los esfuerzos y decisiones de las partes interesadas hacia unos mismos objetivos, intereses y resultados, va de la mano de un completo análisis de contexto.

 

Iniciar con la implementación de un sistema de gestión exige que el laboratorio examine, analice y comprenda las diferentes situaciones internas y externas que pueden incidir sobre sus procesos y propósitos. 

 

En este sentido, el laboratorio debe definir los riesgos, recursos y oportunidades, fortaleciendo su capacidad adaptativa y de respuesta para proteger su futuro y rentabilidad de negocio.

 

Existen diversas estrategias para el análisis de contexto que se ajustan al tipo, tamaño y naturaleza de cada laboratorio. Sin embargo, una herramienta de evaluación útil, completa, de fácil aplicación y con resultados reales es la Matriz DOFA.

 

El método DOFA permite identificar y comprender cuatro elementos determinantes para el desarrollo y rumbo del laboratorio, y que describen a nivel general el contexto en su situación real. Estos aspectos corresponden a las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (DOFA).

 

Hoy he preparado una guía de 5 pasos que te permitirá realizar el análisis de contexto del laboratorio a través de la Matriz DOFA aprovechando al máximo tus recursos. Al final del post encontrarás un ejemplo práctico para que lo adaptes a tu laboratorio.

 

Empecemos!

La Matriz DOFA

 

El análisis DOFA se centra principalmente en los factores internos y externos que pueden afectar el rendimiento del laboratorio, permitiendo obtener resultados reales  sobre los cuales se pueden planificar estrategias e intervenciones optimizando los recursos, las capacidades y fortalezas del contexto.

 

Debilidades

 

Se refiere a las dificultades que puede presentar el laboratorio para llevar a cabo sus procesos y cumplir sus objetivos. La identificación temprana de estas permite eliminar riesgos y prevenir consecuencias graves. Algunas debilidades como ejemplo son:

 

  • Equipos en mal estado.

 

  • Personal no capacitado.

 

  • Pérdida financiera.

 

  • Capacidad de respuesta y adaptación débil.

 

  • Procesos de mala calidad.

 

  • Mala gestión de riesgos.

 

  • Etc.

 

 Oportunidades

 

Son todas las posibilidades externas al laboratorio que le permiten el logro exitoso de sus objetivos.  Por ejemplo:

 

  • Poca competencia en el mercado.

 

  • Posibilidad de concretar negocios internacionales.

 

  • Tendencias favorables.

 

  • Normas factibles.

 

  • Etc,

Fortalezas

 

Son las capacidades que presenta el laboratorio y que mejora el desempeño y rentabilidad del negocio. Por ejemplo:

 

  • Disponibilidad de recursos.

 

  • Acceso financiero.

 

  • Compañerismo.

 

  • Personal competente y comprometido.

 

  • Liderazgo y compromiso de la alta dirección.

 

  • Experiencia competitiva.

 

  • Productos y servicios de calidad.

 

  • Etc.

 

Amenazas

 

Son las dificultades que presenta el laboratorio para el cumplimiento de sus objetivos y metas, al ser inevitables exigen respuestas inmediatas que minimicen sus efectos. Algunos ejemplos:

 

  • Desacuerdos entre las partes interesadas.

 

  • Requisitos normativos poco favorables.

 

  • Gran competencia.

 

  • Insumos, reactivos, materiales y equipos con alza de precios.

 

  • Etc.

Beneficios de la Matriz DOFA

 

 

  • Al ser de fácil aplicación, el laboratorio no requiere contratar personal externo.

 

  • Permite la participación activa de todos los miembros del laboratorio.

 

  • Es una herramienta visual, clara y sencilla de interpretar.

 

  • Ofrece resultados reales y confiables de la situación actual del laboratorio.

 

  • Contribuye al diseño de estrategias e intervenciones efectivas.

 

  • Posibilita el aprovechamiento de las amenazas y debilidades a favor del laboratorio.

 

  • Visibiliza las fortalezas y oportunidades para la mejora del sistema y desempeño general.

 

  • Fomenta el compañerismo y el trabajo en equipo.

 

  • Fortalece la comunicación entre las partes interesadas.

 

  • Valora las diferentes ideas y aportes de los miembros del laboratorio.

 

  • Crea impactos beneficiosos para el laboratorio.

 

  • Permite comprender el contexto interno y externo del laboratorio.

Consejos antes del análisis DOFA

 

  • Empieza por el contexto interno para comprender la situación del laboratorio antes de contrastarla con la del entono y tomar decisiones estratégicas para abordar los riesgos.

 

  • Diseña un plan de intervención que integre todas las amenazas y debilidades encontradas, no importa que tan insignificantes parezcan.

 

  • Busca la posibilidad de convertir toda amenaza y debilidad en una oportunidad de negocio.

 

  • No dejes pasar ni una sola oportunidad, define un marco de tiempo para cada una de estas y aprovéchalas.

 

  • Asume retos y enfrenta las amenazas externas que exigen que el laboratorio se esfuerce y mejore continuamente.

Cómo hacer el análisis DOFA en el laboratorio

 

Paso 1. Define el objetivo

 

Es importante que tengas claro el propósito del análisis DOFA y lo comuniques a los miembros y demás partes interesadas del laboratorio. En la evaluación del contexto el objetivo es clave para mantener el rumbo del proceso y lograr la comprensión real de todos los elementos internos y externos que lo componen. El objetivo entre otras cosas debe ser:

 

  • Posible a las capacidades del laboratorio.

 

  • Demostrable, medible y comprobable.

 

  • Planificado en un límite de tiempo.

 

  • Positivo y que aporte a la mejora continua del sistema.

 

Paso 2. Analiza el contexto interno

 

Identifica los elementos internos del laboratorio que pueden contribuir o afectar el desempeño y cumplimiento de los objetivos. El líder de cada área con su equipo es el responsable de listar las Fortalezas y Debilidades.

 

Dentro de las fortalezas se deben tener en cuenta todos los recursos internos de tipo tangible e intangible con los que dispone el laboratorio. Por un lado, los tangibles son todos los activos físicos y financieros, y por otro los intangibles son los recursos tecnológicos, organizacionales y de talento humano.

 

Algunos de los aspectos que puedes tener en cuenta para el análisis del contexto interno son:

 

  • Liderazgo directivo.

 

  • Competitividad.

 

  • Rentabilidad financiera.

 

  • Innovación tecnológica.

 

  • Competencias del personal.

 

 

Con los resultados del análisis de contexto interno se evidencia la posibilidad de gestionar los recursos de forma eficiente y rentable para el laboratorio.

 

De este paso se obtiene una lista con las fortalezas internas clave y una lista con las debilidades decisivas.

 

Paso 3. Analiza el contexto externo

 

Aunque las condiciones del entorno externo al laboratorio son impredecibles e incontrolables, se pueden enfrentar a través de planes de contingencia y respuesta inmediata, siempre y cuando se identifiquen y gestiones oportunamente.  

 

Al igual que en el paso anterior, los líderes de área con su equipo de trabajo son quienes identifican las oportunidades y amenazas del contexto externo presentes en sus procesos.

 

Entre los factores que se deben tener en cuenta para este análisis están:

 

  • Factor normativo, político y legal.

 

  • Factor fiscal.

 

  • Factor económico.

 

  • Factor social y cultural.

 

  • Factor ambiental.

 

  • Factor tecnológico.

 

  • Factor comercial.

 

 

De este paso se obtiene una lista con las oportunidades y otra con las amenazas externas significativas.

 

Paso 4. Haz el contraste entre el contexto interno y externo del laboratorio

 

Tras identificar las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas, el siguiente paso es analizar y comparar cada resultado para comprender el contexto del laboratorio y tomar decisiones asertivas que contribuyan a la rentabilidad, eficacia y crecimiento del negocio.

 

La clave está en descubrir la relación entre las variables e idear estrategias que garanticen maximizar las ventajas y reducir los riesgos.

 

Fortalezas internas versus Oportunidades externas (FO)

 

Las fortalezas internas permiten aprovechar las oportunidades externas que se presentan para el laboratorio.

 

Fortalezas internas versus Amenazas externas (FA)

 

El laboratorio debe potencializar sus fortalezas internas para enfrentar las amenazas externas, las decisiones estratégicas deben tomarse teniendo en cuenta esta relación en beneficio de los intereses corporativos.

 

Debilidades internas versus Amenazas externas (DA)

 

Aquí es importante reconocer todas las debilidades del laboratorio que al ser desatendidas permiten materializar las amenazas externas. De este análisis se logra definir los controles que mitiguen y eliminen dichos riesgos.

 

Debilidades internas versus Oportunidades externas (DO)

 

El análisis del contexto mediante la Matriz DOFA busca que el laboratorio genere respuestas y estrategias a partir del uso eficiente de sus recursos, competencias y oportunidades.

 

Se debe comparar las debilidades internas  con las oportunidades externas,  buscado estrategias que logren transformarlas en fortalezas y controlar los riesgos asociados a cada una de ellas.

 

Lo anterior puede organizarse para una mejor visualización y comprensión en una matriz como en el siguiente ejemplo:  

Paso 5. Haz una revisión final al análisis DOFA  

 

Es mejor estar seguro que arrepentido, así que una última revisión no está demás. Confirma que toda la información del análisis DOFA refleja la situación real del contexto del laboratorio y permite su adecuada comprensión.

 

Finalmente plasma todos los resultados, hallazgos y estrategias definidas en el informe sobre el análisis contextual y comunícalo a las partes interesadas.  

 

Ejemplo práctico del análisis contextual empleado la Matriz DOFA

Conclusión

 

La Matriz DOFA es una herramienta increíble y de gran utilidad que puedes empezar a aplicar en tu laboratorio para el análisis de contexto. Comprender la situación actual te permitirá aprovechar al máximo las fortalezas y oportunidades para intervenir a tiempo las amenazas y debilidades que pueden afectar considerablemente el desempeño del negocio.

 

Para que este análisis permita crear estrategias de intervención coherentes a la realidad del laboratorio, busca el compromiso y la participación de las partes interesadas durante todo el proceso, de esta manera los resultados obtenidos traerán grandes beneficios.

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Hasta la próxima!

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