Desde que empecé a escribir en este blog no he parado de recibir comentarios pidiendo consejos para la identificación y gestión de los riesgos a la imparcialidad, de hecho también es la pregunta número uno que me hacen en las capacitaciones sobre gestión de riesgos.
Atendiendo a estas necesidades y en base a mi experiencia te he resumido ocho maneras comprobadas de hacerle frente a los riesgos a la imparcialidad. Si aún estas en el proceso de identificación de riesgos este post te será de gran utilidad, pero si ya hiciste la tarea, entonces te servirá de guía o lista de verificación de lo que ya tienes.
Muchos de los laboratorios no se atreven a coger el toro por los cuernos, debido a que conocen las consecuencias de las acciones que emprendan en torno a la imparcialidad. ¿Por qué?
La respuesta es que detrás de toda organización existen intereses que no es bueno que salgan a la luz pública, intereses que podrían perjudicar a las directivas, mandos medios, o incluso a sus proveedores.
Es más, si haces parte de un laboratorio del estado, sabrás que muchas de las decisiones las toman los políticos de turno sin que les importe las consecuencias que puedan tener para el laboratorio. Es una realidad y por ello es que se deben tomar medidas para evitar que se materialicen los riesgos.
Ahora bien, ¿qué puedes hacer para proteger la reputación y la integridad de tu laboratorio?
Precisamente este post es la respuesta a esta pregunta. Empecemos!
¿Qué son los riesgos a la imparcialidad?
La norma ISO/IEC 17025:2017 en su requisito 4.1.4 dice:
“El laboratorio debe identificar los riesgos a su imparcialidad de forma continua. Esto debe incluir aquellos riesgos que surjan de sus actividades o de sus relaciones, o de las relaciones de su personal. Sin embargo, estas relaciones no necesariamente presentan un riesgo para la imparcialidad del laboratorio”.
Como ves, todo el tiempo debes identificar y gestionar los riesgos que afectan la imparcialidad en tu laboratorio. Te invito a que leas este post que escribí hace un tiempo sobre gestión de riesgos donde te explico en detalle la metodología para que identifiques y gestiones de manera exitosa todos los riesgos del laboratorio.
Algunos de los riesgos a la imparcialidad son los que te menciono a continuación.
1. El analista hace parte del laboratorio pero también cumple funciones en el área de producción. Esta situación es muy común en las organizaciones que a toda costa quieren reducir gastos y solo les importa las utilidades a fin de año.
2. Infraestructura limitante. Esta situación hace que algunas áreas sensibles del laboratorio se encuentren expuestas para que personas no autorizadas ingresen o tengan contacto con el personal del laboratorio. Incluso los analistas pueden tener presiones para trabajar en determinadas áreas que no cumplen los requisitos mínimos.
3. Presiones indebidas para reportar resultados adulterados. Muchas personas por miedo a perder sus empleos ceden a las presiones de sus jefes para adulterar los resultados de los ensayos o las calibraciones.
4. Conflicto de intereses. Ten presente esta situación porque en cualquier momento se pueden presentar amistades o enemistades entre las partes interesadas del laboratorio. De igual manera identifica si el personal tiene alguna relación de familia o parentesco alguno con clientes o personas que podrían afectar la imparcialidad.
5. Contratos con clientes a precios muy bajos. Esta situación puede generar presiones sobre los analistas para que se realicen en tiempo record los ensayos o las calibraciones. Recuerda que cada ensayo o calibración tiene unos tiempos establecidos que no se pueden modificar.
6. Detalles en los contratos o solicitudes. Muchas veces por el afán de firmar un contrato con un cliente se pasan detalles que presentan un riesgo para el laboratorio: por ejemplo, selección del sitio de muestreo; sanciones financieras por demoras en la entrega de los resultados; los métodos especificados no coinciden con los requerimientos del ensayo o la calibración, etc.
7. Patrocinio de eventos. Como ya sabes, los laboratorios deben estar en constante actualización y capacitación del personal, por lo tanto es común que los proveedores o los clientes patrocinen estos eventos, y luego el laboratorio se vea obligado o presionado a regresar el favor.8
8. Recibir regalos. Esta modalidad es muy utilizada por los proveedores del laboraotrio, ellos en su afán por concretar una venta llevan obsequios para el personal del laboratorio que van desde lapiceros, catálogos, USB, agendas y hasta dinero.
9. Presiones políticas. Como dije arriba, esta situación es muy particular en los laboratorios del estado, donde existen políticos corruptos que ejercen presiones indebidas para que se manipulen los resultados, se adulteren las compras, se reciban muestras que no cumplen los requisitos, se contrate personal incompetente, etc.
Con este listado ya te puedes hacer una idea de los riesgos a la imparcialidad, ahora te toca averiguar cómo reducir o eliminar estos riesgos. No te preocupes, te lo cuento a continuación.
8 formas efectivas de reducir el riesgo a la imparcialidad en tu laboratorio.
1. Tecnología.
Si tienes la posibilidad de adquirir un LIMS mejor, recuerda que estos sistemas están diseñados para capturar y gestionar toda la información desde que ingresa la muestra hasta que se emite el resultado.
Si no dispones de un LIMS, entonces asegúrate que todos los equipos incorporen impresión de datos o que suban los datos a una nube o a un software.
Esfuérzate por tener tabletas o computadores en cada área de análisis, no es recomendable tener los registros de datos primarios en hojas de papel que pueden adulterarse con facilidad. Si ya cuentas con computadores instalados es te recomiendo hacer una buena gestión de la información, como por ejemplo las copias de seguridad y el ingreso restringido mediante contraseñas seguras.
Mantente informado sobre la actualización tecnología de los equipos de tu laboratorio, con seguridad que los últimos equipos están diseñados para evitar este tipo de problemas y cumplir con los requisitos normativos de la ISO/IEC 17015.
2. Formación continua del personal.
El personal es la clave de todo. Asegúrate que el programa de formación incluya la sensibilización al personal sobre imparcialidad, gestión de riesgos y confidencialidad de la información. Para el diseño del programa de formación debes involucrar al personal clave del laboratorio, no cometas el error de solo reunirte con la alta dirección.
Es importante que te hagas las siguientes preguntas:
- ¿Qué se debe hacer si el laboratorio descubre que fueron adulterados los resultados?
- ¿Qué se debe hacer con los informes de resultados entregados al cliente?
- ¿Cómo es la cadena de comunicación cuando se comprueban las fallas del SGC?
- ¿Qué debe hacer una persona si se siente presionada o acosada para entregar un trabajo de ensayo o de calibración?
Es importante que todo el personal conozca sus deberes y derechos frente a su cargo, y no menos importante, que conozca a fondo el sistema de gestión de calidad de la organización, de esta manera el sistema le dirá qué, cómo y cuándo actuar frente a una situación de riesgo.
3. Estructura organizacional y líneas de comunicación.
Debes revisar cómo está organizado tu laboratorio para la comunicación de los datos sensibles y los reportes de resultados. Por ejemplo, es posible que los analistas tengan que informar los resultados directamente al jefe de producción, o que la persona que digita los resultados finales también entregue los reportes al cliente.
Si esto ocurre en tu laboratorio, te recomiendo evaluar la posibilidad de reorganizar la estructura de comunicación, de tal manera que se eviten los conflictos de intereses. Es siempre recomendable que personas independientes a los procesos analíticos sean las que transcriban los datos y entreguen los reportes de los resultados.
4. Supervisión de los procesos.
En mi experiencia como analista, responsable de áreas técnicas y también como jefe de laboratorio, me he dado cuenta que la supervisión es algo que no puede faltar dentro del SGC.
Te aconsejo delegar a personas independientes y competentes para realizar la supervisión de los datos primarios, transcripción de información, cálculos matemáticos, preparación de reactivos, el chequeo de controles de calidad, las cartas de control, etc.
Al comienzo es difícil porque las personas no estamos acostumbradas a que alguien esté siempre vigilando lo que hacemos, pero con el tiempo todo se vuelve normal y el SGC avanza hacía la mejora continua.
5. Revisión de las solicitudes, las ofertas y los contratos.
Nunca tomes a la ligera la revisión las solicitudes, las ofertas y los contratos. Tómate tu tiempo para analizar con lujo de detalles estos tres puntos.
Ten presente que los clientes quieren reducir costos y obtener los resultados lo más rápido posible, nunca aceptes contratos que pongan en riesgo la imparcialidad del laboratorio.
Por ejemplo, puede que tu laboratorio esté pasando por un mal momento financiero y debido a ello baje los precios de los ensayos o las calibraciones, y de un rato para otro acepte demasiados contratos que terminan ejerciendo presión sobre los analistas, y en general para todo el laboratorio.
6. Investigación de antecedentes.
Cuando un laboratorio pertenece a una organización mayor, está ultima por lo general dispone de un departamento de gestión humana que se encarga de seleccionar al personal que hará parte del laboratorio. Este departamento cuenta con expertos en psicología laboral que investigan a fondo a los posibles candidatos para el cargo.
Pero si tu laboratorio es pequeño y no cuenta con todos los recursos, te aconsejo revisar muy bien las hojas de vida de los posibles candidatos y hacer una comprobación de sus antecedentes. Recuerda que las redes sociales pueden ser una buena fuente de información si sabes buscar bien.
7. Declaración juramentada sobre imparcialidad y confidencialidad.
Para esta parte solo debes elaborar un formato donde las personas juran ante Dios y la patria que no tienen conflictos de intereses, que están libres de presiones indebidas, que siempre actuarán de manera imparcial y que protegerán la información que se les encargue.
Los textos completos de este formato los encuentras en internet, solo digita en el buscador de google la frase “modelo de imparcialidad y confidencialidad” o una frase parecida y obtendrás muchos ejemplos para copiar.
8. Cultura de calidad.
Si haces parte de la dirección del laboratorio asegúrate que todo el personal se sienta libre de expresar sus opiniones, que puedan decir las cosas sin que luego existan repercusiones sobre ellos. Haz que exista una cultura con honestidad e integridad y abierta para todo el mundo.
Debes motivar a las personas para que no escondan las cosas, que si es necesario levantar trabajos no conformes, estos se hagan sin ningún problema, incluso la cultura de la calidad debe permitir la confianza en lo que cada uno le aporta al SGC.
La dirección del laboratorio es la cabeza de todo, así que debe conocer a fondo todos los procesos, conocer a las personas, y sobre todo dar ejemplo.
Conclusión.
Realiza una buena identificación y gestión de todos los riesgos, y en especial los que puedan afectar la imparcialidad del laboratorio. Entre más medidas tomes para reducir o eliminar estos riesgos, mejor.
Como la gestión de riesgos es un proceso continuo, debes revisar y hacer ajustes cuando se requieran.
Me gustaría saber qué medidas tomas en tu laboratorio para la gestión de los riesgos a la imparcialidad. Escríbelo en la sección de comentarios.
Si este post te ha sido de utilidad o crees que le puede ayudar a un amigo, entonces me gustaría que lo compartas en tus redes sociales.
Hasta la próxima!
