Cómo construir el mejor plan de calidad en tu laboratorio paso a paso

Escrito por: Oscar Delgado
He sido analista, director técnico y jefe de laboratorio por más de 10 años. En la actualidad soy el director y fundador de SGC-Lab, donde acompañamos a los laboratorios de ensayo y calibración para que implementen con éxito la norma ISO/IEC 17025 sin necesidad de quebrarse la cabeza.

Un plan de calidad no sólo es un requisito normativo, también es una herramienta estratégica que te ayuda a incorporar calidad en los productos, servicios y soluciones desde el primer día.

 

Debido a que los requisitos normativos son cada vez más estrictos, la planificación de la calidad se convierte en algo indispensable para asegurar el cumplimento y la mejora continua del laboratorio.

 

Aunque la situación y los niveles de cumplimiento son diferentes para cada negocio, todos deben iniciar con la elaboración de un plan estratégico que describa la fase de realización y las actividades importantes para la calidad a lo largo de los procesos.

 

Ningún laboratorio puede darse el lujo de posponer la planificación de la calidad hasta más adelante.

Dicho esto, hoy aprenderás a construir un plan de calidad sólido que involucre y comprometa a tu equipo de trabajo a ofrecer servicios de alta calidad, que cautive a tus clientes y cumpla con sus requisitos.

 

¡Empecemos!

 

Un plan de calidad tiene una serie de documentos que definen los estándares, las prácticas, los recursos y actividades aplicables a un proceso, producto o servicio.

 

Suele confundirse con el manual de calidad, las políticas o los procedimientos, sin embargo, aunque se relacionan, cada uno posee atributos particulares que son clave dentro del sistema. Por ejemplo:

 

  • El manual de calidad detalla el alcance integral de tu Sistema de Gestión.

 

  • La política de calidad declara brevemente el compromiso de tu laboratorio con la calidad.

 

  • Los procedimientos garantizan la calidad y el cumplimiento de los procesos.

 

  • El plan de calidad es un documento granular que define los objetivos, las estrategias, los resultados y métodos de seguimiento.  

Pasos para construir un plan de calidad

 

Número 1. Definir el propósito del plan de calidad

 

Lo primero que debes hacer es definir la necesidad del plan de calidad y su propósito. Un plan de calidad permite convertir las metas en resultados, por tanto, es necesario que detalles cómo el laboratorio pretende cumplir los requisitos y necesidades del cliente, las normas y demás partes interesadas, teniendo en cuenta:

 

  • La conformidad de los servicios con los requisitos del cliente.
  • La coherencia entre las operaciones y los objetivos internos de calidad.
  • La relación entre los requisitos normativos y el marco de calidad.
  • La trazabilidad y la evidencia objetiva de calidad del laboratorio.
  • Las líneas de base para el entrenamiento.
  • Los registros y documentación pertinente.
  • Etc.

No olvides que el propósito debe ser claro, conocido y divulgado por todos en el laboratorio, así los esfuerzos estarán orientados hacia unos mismos objetivos y resultados.

 

Número 2. Identificar las entradas para el plan de calidad

 

Como segundo paso, debes definir los requisitos necesarios para la elaboración del plan, estos tienen que reflejar los intereses normativos y las expectativas de las partes interesadas.   

 

Las entradas principales para la elaboración del plan de calidad son las exigencias y necesidades del cliente, así que preocúpate por centrar tus esfuerzos en conocer y comprender a tus clientes.

 

Sólo de esta forma podrás traducir sus expectativas en especificaciones de diseño que garanticen servicios de alta calidad.

Número 3. Definir el alcance del plan de calidad

 

Es fundamental delimitar de forma clara el alcance de tu plan de calidad, señalando hacia qué necesidad y propósito está enfocado.

 

El plan de calidad une los objetivos estratégicos con las actividades a ejecutar, esto significa que debe ser muy procesable e ilustrar específicamente los detalles de cómo se dará cumplimiento a los requisitos.

 

El alcance del plan debe traducir los objetivos en acciones y vincular los resultados esperados a los procesos, estándares y prácticas teniendo en cuenta lo que se hará, quién lo hará y cómo se hará.

Recuerda, no hay reglas ni límites para la creación del plan de calidad. La normatividad no especifica cómo se debe crear, revisar o aprobar el documento, todo depende de la complejidad, naturaleza y alcance de tu laboratorio.

 

Número 4. Preparar el plan de calidad

 

La preparación de un plan de calidad requiere de la colaboración de los distintos roles y responsabilidades de tu laboratorio. Asegúrate de delegar las tareas de coordinación y elaboración a personal competente, además conforma un equipo de trabajo que apoye el proceso.

 

Una vez hecho esto, concéntrate en reunir la documentación necesaria para describir el plan. Mucha de esta información la encontrarás dentro de la documentación del SG del laboratorio, por lo que sólo es cuestión de recuperarla.

También es prudente que acuerdes con tu equipo de trabajo los detalles de cómo se presentará y estructurará el plan de calidad, partiendo de las características, intereses y necesidades del laboratorio.

 

Número 5. Definir el contenido del plan de calidad

 

El plan de calidad debe integrar la gestión de calidad, el control de calidad y el seguro de calidad. Para conseguirlo puedes adoptar una herramienta estratégica que garantice la planificación eficaz de la calidad, el ciclo PHVA puede ayudarte con esto:

 

  • Planificar: Gestión de calidad
  • Hacer: Control de calidad
  • Verificar: Seguro de calidad
  • Actuar: Mejora de la calidad

 

Durante este paso debes definir las actividades, acciones y estrategias que se desarrollarán en consideración de los intereses y propósitos del laboratorio.

Aunque cada laboratorio es único, existen elementos que coinciden dentro de un plan de calidad. Algunos de estos son:   

 

  • El alcance del plan.

 

  • Los elementos de entrada.

 

  • Los objetivos esperados.

 

  • El compromiso de la dirección.

 

  • El procedimiento para el control de documentos, datos y registros.

 

  • Los recursos necesarios.

 

  • Los requisitos aplicables.

 

  • El procedimiento para la comunicación interna y externa.

 

  • El diseño y desarrollo del plan a partir del control de cambios.

 

  • Los requisitos y métodos para el control de calidad del servicio.

 

  • El proceso de control, seguimiento y medición.

 

 

Es importante que el contenido del plan sea coherente con el alcance, las especificaciones del cliente, proveedores y otras partes interesadas. Además, debe ser compatible con otros planes existentes en tu laboratorio.

Número 6. Revisar, aceptar e implementar el plan de calidad

 

Debes revisar y aprobar el plan de calidad para asegurar que sus objetivos son medibles y evaluables entorno a un umbral de aceptabilidad de las métricas de cada proceso y mecanismos de rastreo de los principios de calidad.

 

A la hora de implementar el plan de calidad debes tener en cuenta:

 

  • La distribución del plan.

 

  • La capacitación en el uso del plan.

 

  • El seguimiento a la conformidad y aplicación.

La evaluación de la eficacia te permite retroalimentar y mejorar continuamente el plan de calidad. Recuerda llevar a cabo evaluaciones periódicas al SG de tu laboratorio.

Recomendaciones para cumplir el plan de calidad

 

Algunas acciones que te pueden ayudar con el cumplimiento del plan de calidad para obtener los beneficios relacionados con la mejora de los procesos, los resultados y la satisfacción de los clientes, son:   

 

  • Desarrollar una agenda de trabajo con todas las tareas a realizar, los responsables, el tiempo y recursos.

 

  • Elaborar indicadores de calidad para los procesos críticos del laboratorio y hacerles seguimiento periódico.

 

  • Adoptar el ciclo PHVA para la mejora continua del sistema.

 

  • Llevar a cabo auditorías internas para controlar la conformidad de los procesos y el sistema de gestión de calidad.

 

  • Comprometer a la alta dirección e involucrarla en el funcionamiento del sistema, sus problemas y soluciones.

 

  • Capacitar al personal para que todos conozcan los requisitos y necesidades del sistema.

 

  • Controlar la documentación externa para mantener control sobre los cambios y actualizaciones normativas aplicables al sistema.

 

  • Motivar al personal a lograr el cumplimiento de los requisitos y la eficacia del sistema.

Conclusión

 

El plan de calidad debe ser un documento único que describa detalladamente cómo las actividades de calidad de tu laboratorio se vinculan con los requisitos reglamentarios y estratégicos del negocio.

 

No puedes tomar atajos cuando se trata de planificar la calidad en tu laboratorio, pero puedes simplificar el proceso con el apoyo y compromiso de tu equipo de trabajo.

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Hasta la próxima!

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