Planificar una auditoría interna es una actividad que puede generar muchos dolores de cabeza y preocupaciones constantes. Cuando realicé mi primer plan de auditoría interna, no cabe duda, tuve algunas dificultades, especialmente al no saber por dónde empezar.
Durante la planificación de una auditoría interna pueden surgir muchas dudas. Debido a esto he decidido resumir aquellas que se presentan con más frecuencia y he creado una guía paso a paso con la cual podrás orientarte cada vez que realices la planificación de tu auditoría interna en el laboratorio.
Los puntos que vamos a tratar específicamente son:
- ¿Qué es una auditoría interna?
- ¿Cuál es la diferencia entre una auditoría interna y externa?
- ¿Qué es un plan de auditoría interna?
- ¿Por qué es importante un plan de auditoría interna?
- ¿Cuál es la diferencia entre el plan de auditoría y el programa de auditoría?
- ¿Cómo realizar un plan de auditoría interna paso a paso?
Al final del artículo te dejo un ejemplo de un plan y programa de auditoría para que lo descargues gratis.
Empecemos!
¿Qué es una auditoría interna?
Es un procedimiento con el cual se pretende evaluar cualquier aspecto de tu organización. Si tomamos como ejemplo el caso de los laboratorios de ensayo y calibración, la evaluación puede incluir: el sistema de gestión, las partes interesadas, los métodos, los equipos, el personal, etc.
Uno de los objetivos principales de una auditoría interna consiste en obtener información útil para la toma de decisiones por parte de los miembros principales de una organización. Esta toma de decisiones se enfoca en satisfacer los objetivos comerciales de la organización.
La auditoría interna la deben de realizar personas que no tengan una relación directa con el proceso o funciones a las cuales se desea evaluar. Estas personas pueden ser empleados de la organización a evaluar o pueden ser personas externas, a las cuales se subcontrata para realizar este procedimiento.
¿Cuál es la diferencia entre una auditoría interna y externa?
La clave para hacer esta diferencia radica en el publico objetivo. En una auditoria interna el público objetivo es la alta dirección de la organización.
Si consideramos el ejemplo del laboratorio, la alta dirección puede ser por ejemplo, el director del laboratorio. En este caso la información obtenida durante la auditoría estaría dirigida hacia el director de esta organización.
Por su parte, la auditoria externa encamina sus esfuerzos en encontrar información útil para entidades externas, como lo pueden ser los clientes, otras organizaciones, ya sean privadas o públicas, organismos de acreditación, inversionistas, accionistas, etc.
Además de esto, como su nombre lo indica, la auditoría interna la realiza el personal propio de la organización (aunque también se puede realizar con personal externo), mientras que la auditoría externa la realizan terceros, independientes de la misma.
¿Qué es un plan de auditoría interna?
Según la ISO 19011 e ISO 9000, un plan de auditoría consiste en la:
“descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría”
Es decir, el plan de auditoría es un documento que describe de forma detallada cómo es el proceso para obtener información objetiva, la cual será comparada con la información de referencia o requisitos plasmados en una norma, por ejemplo, la ISO/IEC 17025.
Un plan de auditoría puede ser un conjunto de auditorias internas realizadas a lo largo de un periodo, por ejemplo, un año.
Durante todas estas auditorías internas, el plan es una guía que te dará indicaciones sobre lo que será necesario realizar. Esto, teniendo en cuenta los requisitos establecidos en la norma o requisitos de referencia.
Al tener en cuenta los requisitos, sabrás si los has cumplido y tener una idea del tiempo requerido para llevar a cabo la auditoría.
¿Por qué es importante un plan de auditoría interna?
El plan de auditoría interna le puede brindar un sin numero de beneficios a tu organización. Uno de los más importantes consiste en lo siguiente:
Durante una de las fases de la evaluación de riesgos que está contenida en el plan de auditoría interna es posible identificar riesgos aún no tratados. Esto a su vez, le permite al equipo auditor notificar sobre los riesgos identificados durante esta fase.
Adicional a este aspecto, la fase de planificación de la auditoría permite reducir las ineficiencias durante la ejecución de la auditoria posteriormente, lo que logra a su vez reducir los costos involucrados.
El reservar un tiempo considerable para realizar el plan de auditoría te permitirá mejorar el propósito y el objetivo del trabajo de una auditoría.
¿Cuál es la diferencia entre el plan de auditoría y el programa de auditoría?
Para entender la diferencia entre estos dos conceptos es necesario establecer primero, qué es el programa de auditoría. Según la ISO 19011, el programa de auditoría consiste en:
“acuerdos para un conjunto de una o más auditorías (…) planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.”
A partir de esta definición puedes interpretar al programa de auditoría interna como un conjunto de auditorías a las cuales se llega mediante un acuerdo y que serán realizadas en un periodo de tiempo estimado, por ejemplo, de un año.
Existen organizaciones en las cuales el programa está conformado por solo una auditoría interna y se realiza en un solo momento. Por otro lado, existen organizaciones en las cuales el programa de auditoría esta conformado por varias auditorias internas y se realizan en diferentes periodos de tiempo.
Muy bien, ahora que se han definido los términos plan de auditoría y programa de auditoría, podemos realizar un cuadro comparativo en el cual identifiquemos sus principales diferencias.
¿Cómo realizar un plan de auditoría interna paso a paso?
Los pasos para realizar una correcta planificación de una auditoría interna, ya sea en el laboratorio u en otro tipo de organización, se describen a continuación. En cada uno de los pasos mostrados se indican cuáles son las principales preguntas que debes tener en cuenta.
Paso 1. Definir las auditorías a realizar.
Si el plan de auditoría describe las actividades a realizar en cada auditoría, es necesario conocer cuáles son las auditorías o auditoría que es necesario llevar a cabo. Para hacer esto responde a las siguientes preguntas:
- ¿Qué tipo de auditorías internas se realizarán?
- ¿Es necesario incluir auditorías internas diferentes a las relacionadas con el control interno?
- ¿Cómo estarán desglosadas cada una de las auditorías internas? Por función, ubicación, producto, servicio o departamento.
Lo que debes hacer en esta etapa consiste en considerar a tu organización como un todo y luego dividirla en secciones. Después de realizar esto, céntrate en las secciones más pequeñas de la organización, independientemente de cómo se haya dividido. Esto te permitirá reducir el alcance y los objetivos de trabajo de una auditoría.
Paso 2. Realizar la fase de evaluación de riesgos.
La principal pregunta a la cual debes responder es:
- ¿Cuáles son los riesgos de la organización que deben considerarse?
El responder esta pregunta es de vital importancia durante la planificación de la auditoría interna. Esto debido a que al identificar los riesgos se tiene una visión clara de los objetivos de la organización y cómo estos se alinean con la etapa de planificación.
Una correcta identificación de riesgos también puede revelar posibles auditorías internas que no se hayan tratado en etapas anteriores.
Generalmente la planificación de una auditoría interna se realiza cada año y se crea un calendario donde se prioricen las auditorías a realizar en función de los riesgos identificados.
Paso 3. Definir los recursos y el cronograma.
- ¿Quién será el encargado de sacar adelante cada auditoría interna?
- ¿Se cuenta con el personal con los conocimientos y experiencia específica para llevar a cabo cada una de las auditorias contempladas?
- ¿Es necesario llevar a cabo auditorías internas en momentos específicos del año?
Durante la planificación de una auditoría es necesario considerar si las auditorías internas se realizarán por el personal de la organización o se subcontratarán a terceros o una combinación de ambas alternativas.
Algunas auditorías internas pueden requerir personas con capacidades, conocimientos u experiencia en temas específicos que el personal de tu organización no posee. En estos casos es útil usar personal externo.
El Identificar y asignar los recursos adecuados y definir el cronograma de las auditorías es un proceso que facilita la planificación de recursos.
Paso 4. Preparar la auditoría interna.
Después de realizar los pasos descritos anteriormente es necesario preparar la auditoría interna. Para ello existen muchas actividades por las cuales optar. Algunas sobre las cuales debes reflexionar son:
- ¿La orientación requerida para cada auditoría ha sido revisada?
- ¿La auditoría se realiza por primera vez o procesos como estos se han realizado anteriormente?
- ¿Existen cambios sustanciales en la función, proceso o división de la organización a ser evaluada?
- ¿Los resultados de las auditorías pasadas se han revisado?
Paso 5. Crear el plan de auditoría interna.
En este paso ten en cuenta las siguientes preguntas:
- ¿Se conoce el alcance y los objetivos definidos para cada auditoría?
- ¿Se conocen los informes, las políticas y los procedimientos más importantes para el proceso que se va a auditar?
- ¿Es posible acceder a los sistemas para evaluar cada uno de los procesos objetivo?
- ¿Qué se evaluará dentro de cada proceso?
El paso de crear el plan de auditoría puede ser un tanto abrumador. Pueden existir muchas entradas de información. Sin embargo, tener un mayor número de información no está mal, al contrario, resulta muy útil al momento de crear y ejecutar el plan de auditoría interna.
Paso 6. Revisar el plan de auditoría interna.
Dentro de una organización existe un comité de auditoría. Este es el encargado de supervisar la función de la auditoría interna.
Es necesario que durante la revisión del plan de auditoría este comité brinde información al respecto para asegurarse de que todos los riesgos y otras consideraciones se tengan en cuenta.
Después de revisar el plan se pueden programar reuniones con el fin de darlo a conocer y empezar etapas iniciales de su implementación. Es importante que el personal seleccionado se notifique con anticipación y que tenga en claro los objetivos planteados dentro de la auditoría.
Descarga GRATIS un ejemplo de un plan y programa de auditoría
En este enlace te dejo un modelo gratis de un plan y programa de auditoría para que te sirva de inspiración en tus próximas auditorías de laboratorio.
Conclusión
Llevar a cabo auditorías internas de forma periódica te permitirá conocer el estado de tu laboratorio, y con esa información podrás tomar decisiones encaminadas a la mejora continua de tu sistema de gestión.
Así que sácale el máximo provecho a la auditoría de tu laboratorio y no tengas miedo de que otra persona revise tus actividades.
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Hasta la próxima!
