Cómo elegir el mejor software para tu laboratorio utilizando tres sencillos pasos

Escrito por: Oscar Delgado
He sido analista, director técnico y jefe de laboratorio por más de 10 años. En la actualidad soy el director y fundador de SGC-Lab, donde acompañamos a los laboratorios de ensayo y calibración para que implementen con éxito la norma ISO/IEC 17025 sin necesidad de quebrarse la cabeza.

Como parte de un laboratorio, sabrás que la cantidad de información que se maneja diariamente puede llegar a ser exorbitante, haciendo de su gestión un verdadero dolor de cabeza.

 

Los métodos tradicionales y manuales de la gestión de la información hacen parte de la vieja escuela, pues ameritan gran dedicación y esfuerzo, actualmente gracias al desarrollo tecnológico existe el sistema LIMS, o los conocidos software de laboratorio.

 

Un sistema de gestión de información de laboratorio (LIMS) es una excelente herramienta que posibilita la gestión digital de datos en un laboratorio, la automatización de tareas e integración con instrumentos y sistemas externos, garantizando la optimización y redefinición de los procesos realizados para aumentar su eficacia.

 

Sin embargo, la clave para disfrutar de todas estas ventajas está en elegir el software que mejor se ajuste a las características, intereses y necesidades del laboratorio. Hoy aprenderás a escoger el mejor software para tu laboratorio en tres sencillos pasos.  

 

Empecemos!

Paso 1. Validación

 

El primer paso crítico para elegir un software de laboratorio es la validación. Este proceso debe garantizar que el software cumple con los requisitos y las pautas reglamentarias, y que es apropiado para operar en un entorno de buenas prácticas regulado.

 

Para llevar a cabo una validación adecuada debes:

 

Realizar una auditoría de proveedores

 

En la validación asegúrate de evaluar los procedimientos de prueba y desarrollo de software de tus proveedores. A medida que comprendas y ganes confianza en las prácticas del proveedor, tendrás la flexibilidad de aprovechar los esfuerzos de prueba que este ya está realizando, en lugar de recrear entornos de prueba desde cero.

 

Busca proveedores que te faciliten toda la documentación y orientación que necesitas para lograr de forma rápida y sencilla la validación del software.

 

Algunas preguntas que pueden ayudarte a validar eficazmente el software de laboratorio son:

 

  • ¿Qué quieres conseguir? Para encontrar el software adecuado es necesario que definas que necesita tu laboratorio y los intereses a largo plazo.

 

  • ¿Responde a las necesidades del sector? Elije el software que se ajuste a las necesidades específicas de tu sector y que garantice el cumplimiento de los requisitos reglamentarios.

 

  • ¿Se ajusta al tamaño del laboratorio y a sus necesidades de aplicación? La naturaleza y madurez del negocio son indicadores clave a la hora de elegir el software de laboratorio.

 

  • ¿Qué grado de personalización y flexibilidad tiene? El software debe poder adaptarse a los procesos existentes, escalar a medida que el negocio crece y modificar los procesos cuando existan oportunidades de mejora.

 

  • ¿Qué presupuesto necesitas? La planificación de costes permite determinar la capacidad del laboratorio para adquirir el software adecuado.

 

  • ¿Cuánto tiempo tarda en ponerse en marcha? Del tipo de software, ya sea basado en la nube o que se aloja in situ, dependerá el tiempo que demore su puesta en funcionamiento.

 

  • ¿Contribuirá al cumplimiento? El software debe reducir el riesgo de incumplimiento, facilitando herramientas de control y estrategias de calidad.

 

  • ¿Incluye servicios de acogida? Estos servicios incluyen la configuración, migración y formación a lo largo del proceso de implementación del software.

 

  • ¿Cómo es el apoyo? Es conveniente contar con el apoyo del proveedor a lo largo de la puesta en marcha del software, por si se presentan problemas o surgen necesidades técnicas.

 

  • ¿Están seguros tus datos de calidad? Busca un software que garantice confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Antes de elegir evalúa la política de datos de tus proveedores.

 

  • ¿Te ayudará a prescindir del papel? Mantener registros en papel es un sistema lento, de gran inversión y peligro, puede entorpecer la comunicación y participación del personal.

 

  • ¿Es fácil de usar? Si eliges un software que tus colegas odian e ignoran, esa inversión se perdió. La facilidad de uso es la clave de la eficacia y el éxito de tu software de laboratorio.

 

 Controles de cambio de compilación

 

En la fase de validación es importante implementar los controles de cambios apropiados que monitoreen el estado validado. Es posible que debas revisar los procedimientos documentados para determinar si se requiere o no una actualización de software.

 

También es importante documentar todo  cambio publicado por el proveedor y evaluar los posibles impactos en el estado validado. Entre los componentes requeridos durante este proceso están:  

 

  • Calificación de instalación: Los servidores están instalados y configurados correctamente.
  • Cualificación de funcionamiento y rendimiento: El software funciona según lo previsto.

Paso 2. Adopción

 

En la fase de adopción debes concentrarte en algunas tareas como:

 

  • Administrar cuentas.

 

  • Administrar configuraciones.

 

  • Administrar documentos.

 

  • Administrar capacitaciones e informes.

 

Dentro de la administración del software existen distintos usuarios que cumplen funciones específicas. Los permisos y limitaciones de los involucrados deben ser controlados periódicamente.

 

El personal relacionado con la operatividad del software debe conocer el tipo de usuario al que pertenece, y tener claridad sobre el alcance de su rol, es decir, si se le permite crear, revisar, aprobar, divulgar, administrar documentos. Todo depende de la configuración del software y los permisos que se asignen.

 

Recuerda que el éxito del software depende del entrenamiento y la capacitación que tengan tus empleados, que más allá de desarrollar una comprensión profunda de las funciones básicas del software, la formación alinea tu negocio y genera oportunidades para que todos hagan preguntas y sugieran ideas de aplicaciones.

Paso 3. Implementación

 

Para agilizar la fase de implementación del software de laboratorio, puedes seguir, pero no limitarte a los siguientes pasos:

 

  • Definir los criterios de éxito: Es necesario que tengas claridad sobre la rapidez deseada para implementar el software, lo que pretendes conseguir con él, el número de usuarios, equipos y áreas que iniciarán sesión cada día, etc.

 

Esta información es importante para garantizar la eficiencia del software y el desempeño adecuado de los procesos.

 

  • Planificar los objetivos: Con tu equipo multidisciplinario pertinente y enmarcado bajo una mentalidad de calidad, determina los objetivos y requisitos de implementación para el software.

 

No olvides que este proceso debe estar apoyado por todos los líderes del laboratorio y de ninguna manera estar a cargo de una sola área.

 

  • Controlar las actualizaciones del sistema: De las actualizaciones dependerá la validez del sistema, ya que permiten la activación de los protocolos de gestión de cambios.

 

Actualmente las nuevas regulaciones y las exigencias para el mantenimiento de las normas y estándares existentes han desafiado a los laboratorios a que adopten nuevas estrategias para administrar el cambio de forma rápida y eficiente.

 

En este sentido, mantener las actualizaciones continuas del software posibilita la gestión digital integral de todo el SGC, incluidos paneles, gestión de documentos, capacitación, informes, eventos de calidad y gestión de cambios, todo apoyado por la mejor flexibilidad y automatización posible.

 

De esta forma, los usuarios podrán crear, compartir, realizar seguimiento y actualizar rápidamente los procesos de gestión de cambios de forma automática.

¿Por qué adoptar un software de laboratorio?

 

Conoce algunas de las ventajas que trae un software de laboratorio para tu sistema de gestión:

 

  • Reducción de errores humanos

 

Lo que antes se pensaba como imposible, gracias al software hoy es real. Al automatizar datos y tareas en una plataforma única, tu laboratorio reduce esfuerzos manuales, tiempo y por supuesto, errores humanos.

 

  • Fácil seguimiento

 

Antes debías registrar la muestra en la entrada y salida, sufrir con la letra ilegible de la etiqueta y destinar mucho tiempo a este proceso. Con un software de laboratorio todo es tan fácil como escanear un código de barras, y lo mejor es que permite hacerlo en tiempo real.

 

  • Mayores ingresos

 

Un software de laboratorio te ayuda a organizar y gestionar los datos en informes financieros, operativos, de inventarios, etc., mejorando el acceso y análisis de la información para proyectar y tomar decisiones estratégicas que fortalezcan la producción y rentabilidad del negocio. 

 

  • Mejor gestión de inventarios

 

Gracias a un software de laboratorio puedes automatizar las compras gracias al reordenamiento predictivo y las alertas de vencimiento. Podrás eliminar el desperdicio, reducir los robos y los gastos, además evitarás rechazar clientes por falta de disponibilidad en el inventario.

 

  • Reducción de estrés y sobrecargas laborales

 

Más tiempo que puedes aprovechar en otras cosas, es lo que obtienes con un software de laboratorio al implementarlo eficientemente en tu sistema de gestión.

Ya no tendrás que contratar a un digitador de resultados, o si esta tarea la están realizando los analistas, tendrás más horas disponibles para otras tareas del laboratorio.

 

  • Mejor calidad

 

Con un software de laboratorio mejorarás la calidad de los datos en términos de exactitud y precisión. Al automatizar los procesos y procedimientos de tu laboratorio reducirás significativamente los trabajos manuales, y por ende las oportunidades para errores humanos, todo esto se reflejará en excelentes estándares de calidad en los servicios, productos y soluciones.

Conclusión

 

Implementar un software de laboratorio, además de ser una de las mejores decisiones estrategias,  es el cambio que necesitas para modernizar y conducir tu negocio a otro nivel con miras a la mejora continua, la optimización de los procesos, resultados confiables, decisiones estratégicas, rentabilidad financiera y crecimiento empresarial.

 

Ahora empieza buscando el mejor software que se ajuste a la particularidad de tu laboratorio y transforme la metodología, el ritmo de trabajo y el nivel de desempleo de tu sistema.  

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Hasta la próxima!

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