En el contexto de un laboratorio, un mapa de procesos es una herramienta importante para comprender cómo se llevan a cabo los muestreos, ensayos o las calibraciones, desde la recepción de muestras hasta la emisión de los informes de resultados.
En este sentido, hoy te explicaré qué es un mapa de procesos, por qué es importante en un laboratorio y cómo se puede elaborar uno en cumplimiento con la norma ISO /IEC 17025.
Si eres un profesional de laboratorio, un gerente de calidad o un interesado en mejorar los procesos de un laboratorio, esta publicación te proporcionará información valiosa y práctica para crear un mapa de procesos efectivo. Incluye una plantilla gratuita en Excel para que la descargues y te sirva de inspiración.
¡Empecemos!
¿Qué es un mapa de procesos?
Un mapa de procesos es una herramienta visual que muestra los procesos que se llevan a cabo en el laboratorio. Este mapa es útil porque permite comprender cómo se relacionan entre sí los distintos procesos y cómo se llevan a cabo las actividades en el laboratorio.
Se utiliza para visualizar y analizar los pasos y decisiones que intervienen en un proceso, ayudando a planificarlo, documentarlo y optimizarlo. Al proporcionar una visión general, permite a los laboratorios reconocer las áreas susceptibles de mejora, duplicación e ineficacia, y tomar medidas para mejorar el proceso.
Es una herramienta útil no sólo para comprender el proceso, sino también para formular estrategias que lo hagan más eficaz.
Desde la identificación de cuellos de botella y áreas de duplicación hasta la racionalización de actividades y la eliminación de pasos innecesarios, el mapeo de procesos puede ser una herramienta valiosa para comprender y mejorar los procesos empresariales.
Por ejemplo, algunos laboratorios comparten estos tres tipos de bloques: toma y recepción de muestras, procesamiento de las muestras e informe de resultados.
En cada uno de estos bloques existen actividades secundarias que permiten lograr el objetivo planteado en cada bloque, tal como se indica en la siguiente imagen:
Este esquema es tan solo una parte de un mapa de procesos. Sin embargo, el laboratorio puede tener otros procesos, incluidos: las compras, la recepción de materiales, el lavado de material, el aseguramiento metrológico de los equipos, el marketing, las ventas, entre otros.
¿Cuál es la importancia del mapeo de procesos?
La elaboración del mapa de procesos es un procedimiento que consume valioso tiempo y recursos dentro de tu laboratorio, esto debido a que requiere de la colaboración de varios roles en la entidad.
Voy a enseñarte las principales ventajas de crear un documento como estos y que sepas justificar el por qué realizarlo.
Esto te servirá tanto para el caso en el que seas el director del área de calidad y desees crear sensibilidad sobre tu equipo de trabajo o para el caso en el que quieras impresionar a tu jefe con una nueva herramienta de gestión de la calidad.
Ventajas de crear un mapa de procesos.
✅ Mediante su aplicación, se pueden identificar más fácilmente los problemas, se mejora la comunicación entre los empleados y se mejora el servicio al cliente.
✅ Son un recurso excelente para cumplir los requisitos de la norma ISO/IEC 17025, ya que facilitan la documentación de los procesos, la supervisión del desempeño y la identificación de las áreas que requieren ajustes.
✅ Son útiles para racionalizar las operaciones y eliminar gradualmente las tareas redundantes. Al visualizar el proceso, los posibles cambios y mejoras resultan más evidentes.
✅ Para cumplir la ISO/IEC 17025, el mapa de procesos debe actualizarse y supervisarse periódicamente. Esto garantiza que los procesos se documentan y sigan al pie de letra, y que cualquier alteración se documenta y comunica oportunamente.
✅ Proporciona una forma clara de transmitir información a la dirección o a otras partes interesadas del laboratorio. Mediante su uso, los procesos complejos pueden comprenderse y explicarse más fácilmente, y los empleados pueden alinearse mejor en relación con los objetivos comunes.
✅ Proporcionan una referencia visual que puede ayudar a reducir la confusión y garantizar que todos los participantes están en la misma página.
¿Cómo se elabora un mapa de procesos en un laboratorio según la ISO/IEC 17025?
Sigue estos pasos para elaborar el mapa de proceso de tu laboratorio cumpliendo con la ISO/IEC 17025:
Paso 1. Identifica los procesos clave: el primer paso en la elaboración de un mapa de procesos es identificar los procesos clave que se llevan a cabo en el laboratorio. Estos procesos pueden incluir la recepción de muestras, la preparación de muestras, los análisis, la revisión y aprobación de resultados, y la emisión de informes.
En algunos laboratorios todo esto se resume en tres procesos clave: proceso pre analítico, analítico y post analítico.
Paso 2. Determina el alcance: El siguiente paso es determinar el alcance del mapa de procesos. ¿Incluirá todos los procesos clave o solo una parte de ellos? ¿Cuál es el objetivo principal del mapa de procesos?
Paso 3. Identifica los pasos: El siguiente paso es identificar los pasos involucrados en cada proceso. Por ejemplo, en el proceso de recepción de muestras, los pasos pueden incluir la identificación de la muestra, la revisión de la documentación y la preparación de la muestra para su análisis.
Paso 4. Identifica las interacciones: A continuación, se deben identificar las interacciones entre los procesos. ¿Cómo se relaciona la recepción de muestras con el análisis de las mismas? ¿Qué información necesita el analista del proceso de recepción de muestras?
Paso 5. Elabora el mapa: Finalmente, se debe elaborar el mapa de procesos, que muestra los procesos clave, los pasos involucrados y las interacciones entre ellos. El mapa debe ser claro y fácil de entender.
Veamos un ejemplo de un mapa de procesos según la ISO/IEC 17025
Este mapa de procesos está diseñado conforme se muestra en el anexo B de la norma ISO/IEC 17025 versión 2017, pero tú puedes organizarlo de acuerdo a las necesidades de tu laboratorio. Este diseño se puede descargar y editar como tú quieras.
Dale a este enlace para descargar la plantilla del mapa de procesos elaborado con Microsoft Power Point.
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Hasta la próxima!
