Actualmente los laboratorios se enfrentan a un nivel muy alto de competencia para poder crecer y desarrollarse de forma consistente, incluso para lograr sobrevivir ante los retos y exigencias del mercado.
En este sentido, la necesidad de renovar y evolucionar es indispensable y sólo puede ser posible gracias a la mejora continua.
El ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) de mejora continua es una excelente herramienta de gestión que ha sido adoptada dentro de las normas ISO tras comprobar su eficacia para la reducción de costos, la optimización de la productividad, el posicionamiento en el mercado y la rentabilidad del negocio.
Además, la mejora continua de los procesos del laboratorio permite cumplir con los requisitos de la norma ISO/IEC 17025, lograr un flujo de trabajo más efectivo y sencillo y asegurar la precisión y confianza de los resultados.
Hoy aprenderás a implementar el ciclo PHVA como método para la mejora continua de la calidad del laboratorio. Con este ciclo identificarás las situaciones críticas que pueden ocurrir durante los procesos operativos, analizar su causa raíz y definir acciones correctivas adecuadas.
Empecemos!
Para poder implementar exitosamente la mejora continua en el laboratorio es esencial iniciar con la identificación de los derroches, entendidos como todo aquello que no aporta valor añadido o funcionalidad al resultado, en otras palabras, son los recursos innecesarios empleados para cumplir las solicitudes del cliente.
¿Cuáles son los posibles derroches en un laboratorio?
Algunos de los derroches más comunes que se pueden presentar en el laboratorio son:
- Cuando los productos y servicios presentan defectos, el laboratorio debe programar correcciones o retrabajos, generando nuevos gastos en materiales, mano de obra e insumos.
- Sobreproducción. Si el laboratorio añade resultados adicionales a los requeridos por el cliente, está utilizando recursos de otros procesos, incrementando el gasto financiero y el uso innecesario del espacio de almacenamiento.
- Tiempo de espera. El periodo que transcurre hasta que se obtienen los resultados es un tiempo que no añade ningún valor al proceso. Prolongar la espera conlleva a estancar o inactivar las actividades del laboratorio, esto puede suceder por falta de disponibilidad de personal, materiales o insumos, la rotura de stock, demora en la validación de lotes, etc.
- Desaprovechar el talento humano. La eficiencia y el desempeño del laboratorio se pueden ver afectados cuando no se aprovecha adecuadamente las competencias y experiencia del personal, por la falta de programas de capacitación y por problemas de comunicación.
- Gestión de inventarios inadecuada: Disponer de una gran cantidad de materia prima y materiales, amerita que el laboratorio cuente con mayor espacio de almacenamiento. Esta situación puede presentarse al no llevar un control pertinente en la rotación de inventarios, y puede generar además del incremento de costos, deficiencias en los procesos y resultados.
- Acciones innecesarias. El desorden en la ejecución de los procesos, ya sea por falta de preparación o alistamiento de los materiales, hace que se pierda tiempo al buscar instrumentos, al subir y bajar por reactivos; situaciones que no aportan valor añadido al producto o servicio.
- Los resultados defectuosos, los registros y documentos mal diligenciados, hacen que el laboratorio destine recursos y esfuerzos en la corrección de los errores. Además, esto puede generar malestar en los clientes y afectar la imagen del laboratorio en términos de la calidad y validez de los resultados.
El modelo de mejora continua (PHVA) en la ISO/IEC 17025
La norma ISO/IEC 17025 al igual que otras normas ISO, funciona entorno al ciclo PHVA en sus diferentes etapas:
Planificar
Es la etapa en donde se establecen los objetivos y se definen los procesos necesarios para el logro de los resultados previstos en las políticas del laboratorio. Dentro de la planificación se incluye:
- Divulgar la norma ISO/IEC 17025.
- Diagnóstico del sistema actual.
- Planificación detallada de la implementación.
- Fijar las políticas y los objetivos de calidad a cumplir.
- Redactar el manual de calidad (si se cree necesario).
- Redactar los procedimientos del sistema y los procedimientos técnicos.
- Redactar los registros del sistema y los registros técnicos.
- Redactar instructivos de trabajos.
- Seleccionar los métodos que se van a acreditar.
Hacer
Es la implementación de las acciones y cambios considerados necesarios para la mejora continua. Con el objetivo de lograr la eficacia y corregir los errores, durante esta etapa el laboratorio:
- Implementa el sistema de gestión de calidad.
- Adecua la infraestructura del laboratorio.
- Usa y valida la documentación.
- Controla las condiciones ambientales.
- Calibra equipos.
- Adquiere patrones y materiales de referencias.
- Valida o verifica los métodos y calcula la incertidumbre.
- Participa en pruebas de interlaboratorios.
- Selecciona y prepara el equipo de auditores internos.
Verificar
Tras implementar las acciones de mejora se debe establecer el periodo de prueba para medir y valorar la eficacia de los cambios. Esta fase de regulación y ajuste exige:
- Desarrollar auditorías internas.
- Revisar el sistema de gestión.
Actuar
Una vez hechas las mediciones e identificadas las no conformidades, se deben hacer las correcciones y cambios necesarios. Para tomar decisiones pertinentes que conduzcan a la mejora continua de los procesos es importante:
- Adoptar acciones correctivas y preventivas.
- Implementar acciones de mejora y seguimiento.
- Solicitar auditorias de acreditación ante organismos reconocidos.
Los resultados favorables de un control de gestión efectivo son posibles cuando existe liderazgo, compromiso y una labor responsable por parte de la alta dirección y de cada una de las áreas del laboratorio
¿Cuáles son las ventajas del ciclo PHVA?
Entre otras tantas ventajas del modelo de mejora continua (PHVA), te menciono las siguientes:
- Incremento importante de la productividad del laboratorio. Son varias las formas en que se evidenciará una mejor productividad de las actividades del laboratorio. Por ejemplo en el incremento del número de muestras analizadas por persona en un tiempo específico.
- Disminución en los tiempos de entrega. Con un mejor desempeño de los procesos, el laboratorio puede liberar lotes para que las muestran sean analizadas en tiempos aceptables para el cliente.
- Ahorro de dinero. Controlar la materia prima y los instrumentos de trabajo en términos de calidad y mantenimiento, permitirá al laboratorio ahorrar en gastos, lo cual se reflejará en el precio del producto o servicio final.
- Reducción de interrupciones. El laboratorio evitará pausas innecesarias por falta de insumos, materiales u otra situación que pueda impedir el flujo de trabajo continuo.
- Optimización del espacio. Si dentro de las instalaciones se almacena gran cantidad de instrumentos de laboratorio, el riesgo de contaminación es altísimo, lo cual es desfavorable para la calidad, validez y precisión de los resultados.
El Ciclo PHVA logra mantener un control sobre los materiales e insumos de trabajo, permitiendo un mejor aprovechamiento del espacio.
- Disminución de los retrabajos. Los retrabajos son aquellos procesos que se realizan en duplicado por alguna falla u error.
Estas repeticiones además de generar mayores gastos e inversión de tiempo, retrasan los tiempos de entrega. Entonces, la ventaja será la mejora de los trabajos para que se haga bien a la primera.
- Utilización adecuada de los instrumentos. Un gran problema para el laboratorio es cuando los instrumentos son manipulados por varias personas quienes siguen sus propios criterios para el uso, la limpieza y el mantenimiento.
Como resultados de esta situación están la mala calibración, los desperdicios de insumos, la utilización descontrolada, daños, roturas y retrasos del trabajo.
La mejora consiste en disponer de un procedimiento que indique cómo debe ser el uso correcto de los instrumentos en el laboratorio.
- Reducción de la variabilidad y complejidad. El laboratorio será capaz de controlar los picos de demanda por parte del cliente, mejorando la programación de las tareas y optimizando los recursos necesarios sin llegar a sobredimensionarlos.
- Fortalecimiento de la cultura y motivación del personal. Con el apoyo y el entusiasmo de los empleados, es posible la búsqueda continua de la mejora.
Para garantizar su motivación es fundamental reconocer los logros, fomentar una cultura de trabajo, encontrar soluciones en vez de culpables y desarrollar competencias.
Recomendaciones
- Mantener controladas las condiciones de trabajo del laboratorio.
- Emplear el método PHVA para procesos que no ameriten respuestas rápidas o a corto plazo, ya que las cuatro etapas del ciclo toman su tiempo.
- Planificar el proceso equilibrando el tiempo y la disponibilidad de recursos, evitando demoras en las primeras etapas del ciclo. La evidencia de la mejora continua es posible sólo hasta las fases finales del proceso.
- Evitar relegar el resultado final de los procesos, la mejor forma de hacer tangible los beneficios de la mejora continua son los resultados.
Diseñar estrategias eficientes para evaluar el rendimiento individual de los empleados, esto debido a que el modelo PHVA exige mucho trabajo en equipo, lo cual puede llegar a dificultar la evidencia del desempeño de cada persona.
Conclusión
El ciclo PHVA es extraordinariamente útil para mejorar continuamente la calidad, el desempeño, la confiabilidad de los resultados, la reputación y la rentabilidad financiera del laboratorio.
Lo importante de adoptar este modelo es que el laboratorio puede controlar eficazmente los defectos, errores y desperdicios sin necesidad de grandes inversiones de capital, manteniendo la calidad de los procesos, y asegurando la validez de los resultados.
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Hasta la próxima!
