Guía para implementar una comunicación efectiva en el laboratorio: ¡Deja de jugar al teléfono roto!

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¿Sientes que tu laboratorio es como ese vecino ruidoso al que nunca le entiendes lo que quiere decir, aunque lo grita a pleno pulmón? Si sientes que cada vez que preguntas algo te responden en chino, entonces estamos en el mismo barco.

 

¿Alguna vez te has preguntado por qué el frasco etiquetado “MUY IMPORTANTE” siempre parece ser el menos importante hasta que algo va mal? ¿Por qué tienes que preguntarle a tres compañeros para saber si este número es un 9 o un 4? ¡Vaya problema!

 

Justo cuando estás a punto de lanzar la balanza por la ventana y presentar tu carta de renuncia, aquí vengo al rescate. Si lo que buscas es una comunicación clara, concisa y sin necesidad de interpretar cada mirada o gesto, entonces te encuentras en el lugar indicado.

 

Estás a punto de embarcarte en una aventura para desterrar esas cadenas de errores y malentendidos.

 

¿Quieres que en tu laboratorio se logre una comunicación efectiva y sin malos entendidos? Sigue adelante, porque esta guía está a punto de revolucionar tu mundo. Adiós para siempre a los “teléfonos rotos”.

 

¡Empecemos!

Paso 1. El Tablero de Comunicados

María estaba emocionada. Había preparado durante semanas sus soluciones para los ensayos de las muestras de agua. Etiquetó con esmero cada frasco y los dejó en la mesa de trabajo, listos para la mañana siguiente.

 

Al llegar, ¡sorpresa! Sus frascos habían desaparecido. En su lugar, una serie de tubos sin identificar y unos análisis a medio hacer.

 

Por supuesto, el drama en el laboratorio se desató. Con cada analista inmerso en sus propias tareas, nadie había considerado necesario comunicar que necesitarían la mesa central esa mañana.

 

María tuvo que rehacer todo su trabajo, y los análisis de las muestras de agua se retrasaron, al igual que la entrega de los resultados al cliente.

 

¿Cómo podrías solucionar este tipo de eventos? La respuesta es “El Tablero de Comunicados”.

 

Crear un tablón con pegatinas, notas, y sí, ¡hasta memes!, puede ser una solución efectiva.

 

De haber existido un “Tablero de Comunicados” en el laboratorio, María pudo haber dejado una nota visible para todos, indicando que sus frascos y soluciones estarían en la mesa hasta la siguiente jornada.

 

De igual forma, el analista misterioso podría haber revisado el tablón antes de decidir usar la mesa, o mejor aún, haber anunciado su intención de usarla.

 

Un simple meme pegado allí: “¡Atención! Mañana, invasión de frascos en la mesa central. Por favor, no dejar nada allí”, habría prevenido el desastre y los frascos de María seguirían intactos.

Paso 2. “¿Qué dijiste?” Grabadoras & notas de voz

Sandra y Manuel trabajaban en un proyecto de validación de métodos juntos. La validación que realizaban necesitaba un protocolo específico que ambos conocían de memoria… o al menos eso pensaba Sandra.

 

Un día, Manuel encontró una forma mejorada de realizar un paso crucial que ahorraba tiempo y reducía la cantidad de solventes. Decidió implementar el cambio, asumiendo que Sandra notaría la diferencia y adaptaría el mismo enfoque. Pero no se lo comunicó directamente.

 

La mañana siguiente, Sandra comenzó su parte de la validación utilizando el protocolo original. Cuando Manuel llegó y vio el avance, se dio cuenta de que Sandra había seguido el método antiguo.

 

Ambos se quedaron mirando los reactivos preparados que ahora tenía que ser descartados. El tiempo y los recursos desperdiciados podrían haberse evitado con una simple comunicación.

 

Manuel, después de este incidente, optó por dejar una grabación en el escritorio de trabajo donde ambos solían revisar los protocolos. En ella, no solo explicó la modificación en el procedimiento, sino que dejó instrucciones claras y precisas.

 

Sandra, al llegar al laboratorio, simplemente tenía que reproducir el mensaje. Además, Sandra adoptó la misma práctica y, en algunas ocasiones, dejó grabaciones con resultados parciales o con preguntas específicas para Manuel.

 

Con el tiempo, no solo evitaban malentendidos, sino que también se divirtieron dejándose canciones o chistes relacionados con la ISO/IEC 17025. La comunicación mejoró, los errores disminuyeron, y el laboratorio se convirtió en un lugar más armonioso y productivo

Paso 3. Reuniones rápidas

El laboratorio ebulle de actividad. Ensayos y calibraciones aquí y allá, analistas enfrascados en sus propios mundos. ¡Y Juan! Juan había descubierto algo apoteósico. ¡Los resultados eran asombrosos! Pero, en su emoción, había interpretado los datos de manera incorrecta.

 

¡Ups! Compartió su descubrimiento con Lucía, quien, emocionada, se lo comentó a Pedro. Y así, el error de Juan se propagó por el laboratorio como un virus.

 

Resulta que nadie se tomó el tiempo para sentarse a discutir los detalles diminutos y tediosos del “asombroso descubrimiento” de Juan.

 

¡Todos estaban ocupados haciendo análisis de alto octanaje! Así que, el laboratorio entero trabajó basándose en una interpretación incorrecta. ¡Gran problema, amigos míos!

 

¡Aquí entran las charlas relámpago! Juan, después del desliz, inició la tradición de las “tertulias cuánticas”. Todos los días, diez minutos de analítica y café. Cada uno tenía su momento para compartir descubrimientos, dudas o, sí, errores.

 

En la próxima tertulia, Juan, con su taza de café en mano y su orgullo un poco herido, compartió su error.

 

¡Sí, había metido la pata hasta el fondo! Pero, gracias a esas charlas cortas y dulces, el laboratorio se puso de acuerdo, rectificaron el rumbo y evitaron futuras catástrofes en los análisis y los reportes.

Paso 4. Simplifica el lenguaje

El laboratorio estaba en su apogeo, los análisis fluían, los planes de acción se entregaban a tiempo. Pero aquí está el problema, el lenguaje técnico de María estaba en otra dimensión.

 

Cada vez que hablaba parecía que recitaba un libro antiguo en griego. Todos asentían, pretendiendo entender, pero en realidad, sus palabras eran un rompecabezas indescifrable.

 

¡Era un caos silencioso! Todos interpretando a su manera lo que creían que María había dicho, cada uno en su propio mundo de interpretación.

 

Es aquí donde interviene el equipo de “Doctores y traductores”. Se implementó una nueva regla: “Habla como humano”.

 

Se hizo esencial que cada analista, metrólogo o técnico, después de cada exposición o charla, tradujera su jerga en palabras terrenales, palabras que cualquier mortal sin un doctorado en física cuántica pudiera entender.

 

María, con su mente brillante, aprendió a hablar el idioma de los meros mortales, simplificando su léxico. ¡Fue revelador! ¡Era como ver la luz después de años en la oscuridad!

 

Los resultados se volvieron más coherentes, y el trabajo en equipo alcanzó niveles estratosféricos.

Paso 5. Uso de Emojis en anotaciones

Francisco, nuestro querido bioquímico, siempre tenía un cuaderno densamente lleno de anotaciones. Cada página era como un bosque impenetrable de palabras, números y códigos.

 

El problema surgía cuando alguien más tenía que interpretar sus notas. Era como intentar leer un manuscrito antiguo sin ninguna puntuación. ¿Es ese un 1 o un 7? ¿Está feliz con ese resultado o preocupado? Era el famoso “Cuaderno del caos”.

 

Carmen, después de pasar horas tratando de descifrar una preparación de reactivos de Francisco, propuso que se incluyera una referencia visual rápida. ¿Por qué no emplear un lenguaje universal y moderno? ¡Los emojis!

 

Así comenzó la revolución “Emoji-nencia” en el laboratorio. Un 👍 al lado de un resultado significaba que todo iba viento en popa. Un 😕 indicaba incertidumbre o la necesidad de repetir el proceso. Y un 🚫 claramente mostraba que algo había salido terriblemente mal.

 

Francisco, después de adoptar este sistema, encontró que sus colegas podían entender rápidamente la esencia de sus anotaciones sin tener que hacer un análisis profundo.

 

Las reuniones de revisión se volvieron más eficientes, y el “Cuaderno del caos” pasó a ser el “Manual emoji-lustrado”.

Barreras de la comunicación efectiva

🌡️ La jerga juguetona

 

Puedes ser el Shakespeare de los términos técnicos, pero si nadie más te entiende, estás más solo que un protón sin electrones. ¡Simplifica ese lenguaje, cerebrito! Haz un diccionario visual, y cuando expliques, imagina que le hablas a tu abuela.

🌡️ Ruido radioactivo

 

Desde el zumbido de las máquinas hasta el último hit del reguetón sonando en una radio a lo lejos. Un laboratorio debe ser un santuario de silencio. ¡Apaga eso! Una zona de silencio, ¡y quizás audífonos con cancelación de ruido para los más intensos!

🌡️ Distracciones destructivas

 

Si estás más pendiente de tu móvil que de los ensayos, es probable que termines mezclando WhatsApp con ácido sulfúrico. No es broma. Establece “horas sin móviles” y concéntrate en tus tareas. ¡Los memes pueden esperar!

🌡️ Sobrecarga de sustancias

 

¡No, no de esas sustancias! Pero si tienes 50 peticiones y solo dos oídos, algo no está bien. No todos pueden ser multitarea. Aprende a decir “espera”, organiza mejor, y quizá una pizarra de tareas no vendría mal.

🌡️ La falta de feedback feroz

 

Si no sabes si lo estás haciendo bien o mal, es como tratar de mezclar dos reactivos a ojos cerrados. Comunicación bidireccional; sesiones semanales de retroalimentación y que fluya la crítica constructiva.

🌡️ Interpretación inversa

 

Escuchas una cosa, pero por arte de magia interpretas lo opuesto. Es como si alguien dijera “rojo” y tú piensas “¡Definitivamente, azul! Ante esto, confirma. Siempre pregunta: “¿Entendiste lo que quise decir o quieres un dibujito?”

🌡️ Falta de confianza crónica

 

No confías en nadie y piensas que todos tus compañeros de laboratorio son espías encubiertos de otro departamento. Aterriza, no estamos en una novela de espías.

 

Participa en dinámicas de equipo, conoce mejor a tus colegas y recuerda, todos están allí para lograr un objetivo común.

🌡️ El orgullo del observador

 

Te sientes como el rey del laboratorio, crees que sabes más que los demás y no necesitas su input. “¡Por favor, yo validé primero ese método!” Humildad, colega. Cada quien aporta algo al equipo. Escucha, aprende y, de vez en cuando, acepta que alguien más pueda tener la razón.

🌡️ La barrera del “no es mi trabajo”

 

Ves una pipeta tirada y piensas “Eso no lo dejé yo ahí, no es mi trabajo recogerla”. Recuerda, la cooperación es poder. Si ves algo fuera de lugar, ¡actúa! No cuesta nada y contribuye a un mejor ambiente de trabajo.

🌡️ Tecnología terca

 

Relación amor-odio con la tecnología. Un día, es tu mejor amiga; al otro, parece conspirar contra ti.

 

Capacítate, mantente al día con las actualizaciones y si algo no funciona, ¡comunícalo! No esperes que la máquina de PCR se arregle sola o que la computadora te comprenda por telepatía.

Recomendaciones para mantener una comunicación efectiva

📡 Lleva registros

 

No basta con comenzar con buena comunicación; hay que llevar un registro. Cada semana, anota los éxitos y fracasos comunicativos.

 

¿Algún malentendido? ¿Algún mensaje que se perdió en el éter? ¡Al diario! Y, claro, revísalo mensualmente para ver dónde mejorar.

📡 Rituales de pausas

 

Organiza pausas regulares donde el equipo se reúne, se relaja y habla de cualquier cosa, menos de trabajo.

 

¡Sí! Charlas sobre la última serie de Netflix o la receta de brownies de la abuela. Fortalecer la relación fuera del contexto laboral mejora la comunicación dentro de él.

📡 Retroalimentación positiva

 

Una vez al mes, organiza sesiones de retroalimentación positiva. Pero ojo, no se trata de culpar ni hacer reproches a nadie. Solo sinceridad y ganas de mejorar. ¡Y no olvides! La crítica debe ser constructiva, nada de herir los sentimientos del otro.

📡 Formación continua

 

El mundo cambia, y con él, las técnicas y la jerga. Realiza talleres y capacitaciones periódicas. Asegúrate de que todos estén actualizados, no solo en sus habilidades técnicas, sino también en sus habilidades comunicativas.

📡 Guardianes de la comunicación

 

Nombra a un equipo (o incluso a una sola persona) para ser el centinela de la comunicación. Su tarea es observar, reportar y sugerir soluciones para los desafíos de comunicación que surgen. Son como los superhéroes de la comunicación, ¡pero con batas!

En conclusión

 

Implementar y mantener una comunicación efectiva no es solo un lindo truco de magia, ¡es el elixir que mantiene vivas las maravillas del laboratorio! Sin ello, estaríamos más perdidos que un conejo en una convención de magos.

 

Así que, si deseas que tus ensayos o calibraciones no terminen en un espectáculo pirotécnico no planeado o que tu última invención no acabe hablando en lenguas, dale a la comunicación el papel estelar que se merece.

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Hasta la próxima!

Escrito por: Oscar Delgado
Director y Fundador de SGC - Lab

Última actualización

Oct 5, 2023

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