Cuatro consejos que recomiendan los expertos para gestionar acciones correctivas dentro del laboratorio

Escrito por: Oscar Delgado
He sido analista, director técnico y jefe de laboratorio por más de 10 años. En la actualidad soy el director y fundador de SGC-Lab, donde acompañamos a los laboratorios de ensayo y calibración para que implementen con éxito la norma ISO/IEC 17025 sin necesidad de quebrarse la cabeza.

Seguramente has escuchado decir que la gestión de acciones correctivas es un elemento indispensable dentro del sistema de calidad. Pues déjame decirte que afectivamente si lo es, especialmente porque te permite mantener, entre otras cosas: resultados confiables, riesgos controlados, clientes satisfechos, etc.

 

Sin embargo, ¿recuerdas cuando iniciaste el proceso de implementación? Lo más probable es que te resultó difícil obtener todos los beneficios que te mencioné, ya que, con tantas partes móviles y sistemas para activar y administrar, quizá ni siquiera sabías por dónde empezar.

 

Así las cosas, mantener una preparación constante y eficaz es vital para que puedas afrontar los nuevos cambios y desafíos que impone el mercado, las normas y los clientes.

 

Hoy conocerás los cuatro consejos que recomiendan los expertos para llevar a cabo una buena gestión de acciones correctivas y evitar que los problemas vuelvan a presentarse, y lo mejor de todo, darle cumplimiento a la ISO/IEC 17025.

 

¡Empecemos!

Número 1. Mantener una buena comunicación entre las diferentes áreas del laboratorio

 

La comunicación es una excelente herramienta de gestión y también que es uno de los mejores retos para poner a prueba nuestras competencias cómo líderes, profesionales y personas.

 

Lo cierto es que mantener una buena comunicación entre las partes interesadas, además de un desafío, es un requisito de obligatorio cumplimiento dentro de un laboratorio.

 

Muchas veces las brechas que afectan negativamente la gestión de acciones correctivas son producto de la bola de nieve que forma los problemas de calidad, las relaciones entre departamentos, los malos entendidos, etc.

 

Para conseguir los efectos deseados de las acciones correctivas, tendrás que alinear todo el laboratorio para que funcione ordenadamente, es decir, cuando se presente alguna no conformidad relacionada con la calidad o el incumplimiento, primero se debe identificar el problema y posteriormente comunicarlo a las partes interesadas.

 

Recuerda que debes esforzarte por capacitar y motivar a tu personal para que ejerzan una comunicación de calidad, con fundamentos e información clara y de valor que oriente sobre:

 

  • El área donde ocurrió el problema.

 

  • Las causas del problema

 

  • Las medidas de control o mitigación del problema.

 

También debes analizar si tu personal se comunica de forma efectiva. Si consideras prudente reevaluar los procesos, procedimientos y herramientas para que mejoren continuamente la comunicación, hazlo.

 

Aquí lo importante es que equipes tu sistema de gestión con los elementos necesarios para identificar y responder a las no conformidades mediante acciones correctivas eficaces.

 

Algunos trucos que puedes tener en cuenta para mejorar la comunicación durante la gestión de acciones correctivas son:

 

Saber escuchar. Siempre he creído que la buena comunicación nace de una escucha activa. Esto quiere decir que debes tener en cuenta la información que tu personal te proporciona: escucha sus ideas, aspectos por mejorar, inconformidades, comentarios e inquietudes. No basta con sólo oír, debes ir más allá.

 

Actuar. Además de escuchar y analizar la información, debes responder y hacer caso a tu personal; involúcralo en la toma de acciones que permitan la eficacia y mejora continua del sistema.

 

Planificar. Lograrás una buena comunicación si planificas estrategias concretas que motiven la participación de tu personal de acuerdo a sus roles, áreas y competencias.

 

Integrar. Para hacer de la comunicación algo real en tu laboratorio, integra dentro del sistema el debido procedimiento para comunicar, relacionar e intercambiar información entre las áreas y empleados.

 

De esta forma, tu laboratorio pondrá en práctica lo aprendido y no se quedará solo en la teoría.

 

Comprometer. Son el compromiso de la alta dirección y del personal lo que permite que la comunicación asertiva funcione dentro del laboratorio. Erradica cualquier idea de superioridad en el liderazgo y de sumisión en los empleados, busca que todos se relacionen en base a la humildad y confianza.

 

Confiar. La confianza es primordial dentro de la buena comunicación, eso sí, siempre debe ser recíproca. Tus empleados deben confiar en la gestión del líder y el líder creer en el potencial de su equipo. Bajo una relación de confianza la comunicación fluye, es clara y directa.

 

Permitir. Busca la flexibilidad y evita una actitud conservadora, permíteles a tus empleados colaborar, participar y contribuir en la optimización de los procesos a través de buenas ideas de acciones correctivas.

 

Innovar. Incluye dentro de las estrategias de comunicación las herramientas y oportunidades tecnológicas existentes, puedes lograr canales informativos atractivos, accesibles y apropiados para tu personal.

Número 2. Ser un laboratorio proactivo  

 

Algunos laboratorios en sus inicios con la gestión de acciones correctivas suelen responder de forma reactiva a las no conformidades, es decir, andan con rodeos a la hora de afrontar los obstáculos.

 

Bajo este tipo de conductas, la preparación oportuna, la búsqueda de soluciones y la eficacia de las medidas adoptadas pueden fracasar.

 

En cambio, el enfoque proactivo te permite ser un laboratorio propositivo y autosuficiente ante cualquier adversidad.

 

Para ser proactivo necesariamente debes involucrar al máximo a tu personal, esto lo logras en la medida que escuchas sus ideas para identificar y gestionar los riesgos de alta probabilidad de ocurrencia, sin subestimar ningún aporte.

 

Otras recomendaciones que puedes tener en cuentas son:   

 

  • Conoce las fortalezas, debilidades y límites de tu laboratorio.

 

  • Mejora continuamente los procesos.

 

  • Capacita al personal sobre el manejo de sentimientos y emociones.

 

  • Busca insaciablemente soluciones.

 

  • Fortalece la empatía en los miembros del laboratorio.

 

  • Trabaja en equipo.

 

  • Traza objetivos medibles y reales.

Número 3. Encontrar los métodos efectivos para la determinación de la causa raíz

 

La columna vertebral en la gestión de acciones correctivas es el análisis de causa raíz. Si no conoces la causa de un problema, las acciones que implementes no serán eficaces y el evento se repetirá incansablemente.

 

Para que no te tropieces una y otra vez con el mismo problema, lo conveniente es que adoptes una metodología eficaz con un enfoque holístico y que se ajuste a las necesidades e intereses del laboratorio.

 

Entre las técnicas más conocidas para llevar a cabo este proceso están:

 

Ciclo PHVA

 

  • Planificar los objetivos y sus implicaciones.

 

  • Hacer lo planificado.

 

  • Verificar los resultados.

 

  • Actuar para mejorar el desempeño.

 

Metodología de las 5’S

 

  • Primer S.

 

  • Segunda S. Ordenar e identificar.

 

  • Tercera S. Responsabilidad compartida.

 

  • Cuarta S.

 

  • Quinta S.

 

Diagramas de flujos

 

Representan de forma gráfica el paso a paso de los procesos e identifican el punto donde posiblemente se originan las fallas e inconformidades.

 

5W – 2H

 

Analiza de forma específica un evento para encontrar el efecto y sus causas a través de las siguientes preguntas:

 

  • ¿Cuál es el problema?

 

  • ¿Cuándo ocurrió el problema?

 

  • ¿Dónde ocurrió el problema?

 

  • ¿A quién le ocurrió el problema?

 

  • ¿Por qué ocurrió el problema?

 

  • ¿Cómo saber que es un problema?

 

  • ¿Cuántos problemas ocurren en día, una semana, mes? Y ¿Cuánto dinero implican?

 

5 por qué

 

Son preguntas encadenadas que te permiten explorar la relación causa-efecto de una situación. Cada pegunta debe ser secuencial de acuerdo a los elementos que generan viabilidad en los procesos.

 

Diagrama Causa-efecto

 

También llamado diagrama de Ishikawa o espina de pescado. Aquí se analiza un efecto identificando todas sus posibles causas, de acuerdo a:

 

  • Materiales e insumos.

 

  • Medio ambiente.

 

  • Máquinas y herramientas.

 

  • Mano de obra.

 

  • Métodos.

 

  • Medición.

Número 4. Documentación adecuada

 

Asegúrate de que toda la información de la gestión de acciones correctivas sea coherente con los objetivos de calidad de tu laboratorio y que esté muy bien documentada, sin llegar a ser demasiado complicada o difícil de comprender.

 

Cuando el proceso de acciones correctivas es pobremente definido, es decir, su diseño, gestión y documentación son inadecuados, las consecuencias recaen principalmente sobre la eficacia y calidad de los resultados planificados.

 

Como la gestión documental hace parte del día a día dentro de tu laboratorio, debes llevarla a cabo de forma ordenada y puntual para que el flujo de trabajo, el desempeño y el ambiente laboral conserven su armonía.  

 

Algunas recomendaciones para mejorar la gestión documental son:

 

  • Digitalizar la información. Esto mejora notablemente la eficiencia de los procesos, debido a la disponibilidad, acceso y recuperación de los datos.

 

  • Unificar la información. Reduce la duplicidad de documentos y facilita el acceso a los mismos, mejorando la capacidad de repuesta y toma de decisiones de tu laboratorio.

 

  • Clasificar los documentos. Al categorizar la documentación se comprende la estructura del laboratorio, haciendo que la búsqueda de la información sea más fácil y en menos tiempo.

 

  • Crear modelos de documentos. Ayuda ahorrar tiempo y acelera el proceso de gestión documental.

 

  • Controlar el acceso. No todos los documentos deben estar disponibles para todo el personal, es importante asignar controles de acceso para evitar pérdidas o modificaciones no autorizadas.

 

  • Involucrar a todo el personal. La colaboración en la gestión documental de todos los miembros del laboratorio es importantísima para evitar duplicaciones, retrasos o fallas.

 

  • Llevar un control. Para garantizar la validez de los documentos es necesario mantener revisiones y actualizaciones continuas de la información.

Conclusión

 

Cada uno de los retos de la gestión de acciones correctivas representa una oportunidad para fortalecer la gestión y la calidad de tu laboratorio. Cuando los superas con éxito, los procesos, las personas y los resultados logran su máximo estado de mejora continua.

 

Intenta poner en práctica lo aquí aprendido y haz de las acciones correctivas y tu mejora arma de gestión.

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Hasta la próxima!

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