Los 6 errores en el etiquetado de muestras que debes evitar en tu laboratorio

Escrito por: Oscar Delgado
He sido analista, director técnico y jefe de laboratorio por más de 10 años. En la actualidad soy el director y fundador de SGC-Lab, donde acompañamos a los laboratorios de ensayo y calibración para que implementen con éxito la norma ISO/IEC 17025 sin necesidad de quebrarse la cabeza.

El uso de etiquetas y códigos de barras es fundamental para asegurar que las muestras que ingresan diariamente al laboratorio son controlas conforme a la disponibilidad, integridad y confidencialidad de los datos.

 

Teniendo en cuenta que los procesos del laboratorio son únicos y operan bajo condiciones, necesidades y requerimientos particulares, usar etiquetas generalizadas no es lo más pertinente.

 

Para mantener la integridad de las muestras y garantizar que tu laboratorio identifica, rastrea y maneja correctamente todas las muestras, es preciso que conozcas los 6 errores que debes evitar durante el proceso de etiquetado.

 

¡Empecemos!

Error No. 1: Usar etiquetas que no están diseñadas para una aplicación especifica

 

Debido a la severidad de las condiciones que se pueden presentar en un laboratorio, es conveniente que las etiquetas se diseñen de forma específica para soportar todo tipo de ambiente extremo, conservando intacta su información a lo largo del procesamiento de la muestra.

 

No adoptar una estrategia de este tipo puede provocar varios problemas. Un ejemplo puede ser el uso de etiquetas de papel propias de embalaje o almacenamiento que, al no estar diseñadas para tolerar químicos, si entran en contacto con sustancias de este tipo lo más seguro es que se disuelvan y su información se borre.

 

Esto ocasiona que la muestra pierda su valor y se desperdicie.

 

También es importante que las etiquetas garanticen durabilidad. Independientemente de la vida útil de la muestra, la etiqueta debe permanecer siempre adherida y resistente a todo el proceso.   

Error No. 2: Subestimar las exposiciones y condiciones del laboratorio  

 

Las etiquetas deben estar diseñadas para soportar los distintos ambientes del laboratorio. Algunos pueden incluir: 

 

Uso de químicos

 

La mayoría de los procesos de laboratorio requieren el uso de productos químicos, algunos muy agresivos como el metanol, la acetona o el alcohol isopropílico. Estas sustancias al estar diseñadas para disolver casi todo con lo que entran en contacto, pueden dañar completamente las etiquetas.

 

Es importante que el diseño de las etiquetas se ajuste a las características del laboratorio y sus procesos.

 

Si el laboratorio contrata a un proveedor, es necesario que visite las instalaciones para que conozca el ambiente al que se expondrán las etiquetas y emplee el material adecuado para garantizar la durabilidad a lo largo del proceso de prueba.

 

También asegúrate de entregar todas las especificaciones necesarias para que el proveedor diseñe las etiquetas adaptándolas a las necesidades del laboratorio.

 

Temperaturas extremas

 

Las temperaturas extremas y el frio criogénico hacen parte del ambiente común que deben resistir las muestras en el laboratorio. Las etiquetas diseñadas sin ajustarse a estas condiciones son frágiles y muy propensas a destruirse.

 

Los contenedores de plástico se pueden expandir y contraer ante los cambios de temperatura. Las etiquetas al no poder reaccionar de la misma forma se despegan y no se fijan apropiadamente. Este es un detalle importante que debes tener presente.   

Error No. 3: Método incorrecto de aplicación

 

Pasar por alto cualquier detalle del método de aplicación puede arruinar la conservación y durabilidad de las etiquetas, especialmente aquellas que deben resistir ambientes severos.

 

Si por error olvidas limpiar la escarcha de un contenedor congelado, lo más probable es que esa escarcha se convierta en agua, que al evaporarse despegue la etiqueta, y la muestra pierda su identidad.

 

En este sentido, es importante optar por un método de aplicación que garantice eficiencia y seguridad.

 

Con los métodos manuales los riesgos de arruinar la efectividad del etiquetado son muchos, por ejemplo, tocar accidentalmente el adhesivo, pegar sin precisión etiquetas muy pequeñas, manipular inadecuadamente los tubos de ensayo, etc.  

 

Mientras que, a través de sistemas automatizados, el etiquetado puede soportar las distintas condiciones extremas del proceso de prueba y mantenerse intacto.

Error No. 4: Tecnología de impresión incorrecta

 

Cuando la tecnología de impresión no es de calidad, la imagen e información de la etiqueta pueden desvanecerse interrumpiendo su lectura. Es importante conocer los tipos de etiquetas para determinar la aplicación adecuada:

 

Etiquetas de cerámica: Al ser diseñadas para recipientes de vidrio, son capaces de resistir ambientes extremos. Debido a que la información se funde de forma permanente sobre el recipiente, es crucial que el proveedor conozca de antemano todos los detalles de las etiquetas.

 

Con la tecnología apropiada de marcación es posible: colores, códigos de barra, logotipos, textos, etc., resistentes a productos químicos. Una verdadera solución a los problemas relacionados con el etiquetado y errores de laboratorio.

 

Etiquetas autoadhesivas. Son las más comunes en el proceso de etiquetado. Su efectividad es garantizada cuando se diseñan teniendo en cuenta los ambientes severos del laboratorio y los distintos tipos de químicos.

 

Etiquetas envolventes: Una opción duradera. Se ajustan alrededor del contenedor y no solo de una superficie.

 

Etiquetas resistentes a la criogenia: Son autoadhesivas y una excelente opción variable de impresión bajo pedido.

 

En cualquier caso, es conveniente emplear tecnología de impresión que combine la cinta y etiqueta con los materiales resistentes a la abrasión,  solventes o tinta, garantizando que la imagen y escritura en la etiqueta no se deteriore, agriete o borre.

Error No. 5: Colocar de forma inconsistente las etiquetas

 

Dentro del etiquetado manual ocurren algunas inconsistencias que alteran el resto del proceso.

 

Por ejemplo, la ubicación incorrecta de la etiqueta representa un problema para la automatización de la muestra, debido a errores en la lectura o escaneo del código de barras, llegando a afectar la integridad y la validez de los resultados.

 

En este caso, aunque la falla no es directamente de la etiqueta, lo es la ubicación de la misma, y esto es un problema de etiquetado.

 

Para controlar este tipo de errores, existen alternativas que promueven el método automatizado, que mejoran la precisión durante la colocación de la etiqueta, reduciendo errores y retrabajos para el laboratorio.

Error No. 6: Tamaño incorrecto de las etiquetas

 

Hablando de etiquetas, el tamaño sí importa. El tamaño y la forma de las etiquetas deben ajustarse correctamente a los tubos de ensayo, ampolletas y demás materiales de laboratorio para que no se despeguen, agrieten o se dañen cuando afronten cambios bruscos de temperatura.

 

Debido a que la etiqueta puede aumentar el grosor exterior del tubo de ensayo, es importante tener en cuenta este detalle durante el diseño de los materiales, especialmente de las gradillas que son las que deben acomodar la etiqueta para evitar que se arruine.

 

La solución a este problema de incompatibilidad del tamaño de la etiqueta con los materiales de laboratorio, puede ser el uso de etiquetas de cerámica, o bien la planificación estratégicamente del diseño para que las gradillas de almacenamiento puedan acoplarse adecuadamente al aumento del diámetro.

Tips para mejorar el etiquetado de las muestras 

 

Algunos consejos de gran utilidad a la hora de mejorar el etiquetado en tu laboratorio pueden ser:

 

Elegir la etiqueta más conveniente para identificar las muestras

 

Para elegir la etiqueta ideal, se debe conocer y enumerar los contenedores de muestras que más se utilizan en el laboratorio, y las condiciones a las que estarán expuestas.

 

Los materiales de muestreo pueden ser de plástico, vidrio, planos, redondos, lisos, rugosos y de muchas formas y dimensiones. Debes identificar todas estas características para elegir la etiqueta con el adhesivo óptimo y de mejor sustrato para tu laboratorio.

 

Reemplazar las etiquetas manuscritas por impresas

 

Con el uso de etiquetas impresas se mejora la legibilidad, gracias a que la información es comprendida por todos y no sólo por los que conocen el lenguaje. En este sentido, la interpretación de las etiquetas es muy fácil; esto garantiza que los procesos continúen aún si el profesional encargado se ausenta.

 

Así mismo, la durabilidad y alta calidad de las etiquetas impresas permite que los códigos de barras permanezcan legibles a largo plazo, facilitando al personal el acceso rápido a la información.

 

Crear etiquetas específicas para cada muestra

 

Es muy importante tener presente la forma, el tamaño y material de la etiqueta para garantizar su compatibilidad y conservación. Puedes crear plantillas que sean compatibles con el contenedor de muestra y guardarlas para futuras etiquetas.

 

Integrar un LIMS en tu laboratorio

 

Debido a la gran cantidad de información que involucra el proceso de etiquetado, integrar un sistema de impresión automatizada mejorará considerablemente la calidad de las etiquetas.

 

Con un LIMS podrás llevar a cabo una correcta gestión de todas las muestras generadas. A través de una serie de algoritmos el laboratorio podrá crear y codificar las muestras adecuadamente sin necesidad de trabajos manuales que exigen un mayor tiempo y esfuerzo.

Conclusión

 

Dentro de la infinidad de tareas de un laboratorio, la identificación y procesamiento de muestras es de las más decisivas. Por ello, lograr un etiquetado correcto, duradero, fácil y rápido es primordial.

 

Ahora que conoces los 6 errores más comunes, que no debes cometer durante el etiquetado, podrás asegurar la validez de los resultados y te será más fácil ganar la confianza y satisfacción de tus clientes.

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Hasta la próxima!

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