Hoy nos encontramos de nuevo para revelar las 10 maneras más efectivas de perder tu tiempo en una auditoría de laboratorio. Esto aplica para los dos lados, ya sea que actúes como auditor o como auditado.
Es importante que tomes nota de este “mal comportamiento” porque te hará perder dinero y una gran cantidad de horas de auditoría.
En particular, me siento identificado con un par de estas situaciones, porque en el pasado las usaba para hacerle perder tiempo al auditor, y después cuando empecé a realizar auditorías caí en su trampa por novato.
Antes de empezar con el listado quiero que tomes conciencia de la importancia de una auditoria, porque muchas veces pensamos que solo se hacen para cumplir con un requisito, pero la verdad es que son una fuente valiosísima para la mejora del SGC.
Ten presente que los resultados de las auditorías son una de las entradas o insumos en la revisión por la dirección.
Ahora sí, toma asiento y mira si has caído en una o varias de estas malas conductas.
Empecemos!
Top 1. El tour por las instalaciones del laboratorio.
Es como si estuvieras estrenando casa. Le pones una alfombra roja y empiezas por donde es, el parqueadero, la zona de recepción de muestras, la oficina de los analistas, la zona de balanzas, los baños, el cuarto de lavado de material, etc.
Adelante va el líder de calidad, el auditor y algunas veces el director del laboratorio. Un paso más atrás, pero sin tanto protagonismo, van los analistas y los auxiliares.
Todos caminan lento para lograr los sesenta minutos que estaban planificados mientras los del servicio secreto arreglan lo último que quedó pendiente del día anterior.
Si eres el auditor, por favor identifica de inmediato esta situación y con palabras amables diles que no es necesario el recorrido y que luego te pueden hacer un vídeo y enviártelo por correo.
Top 2. La presentación del personal del laboratorio.
Esta presentación suele ir de la mano con el recorrido de las instalaciones, o también está planificada con frialdad para hacerlo en un espacio y momento diferentes.
La presentación inicia como lo hace una banda de rock: en esta parte los encargados de la seguridad, quienes hacen tal o cual cosa; en esta otra la señora Juanita, la encargada de la cafetería; aquí le presento a Pedro, el analista consentido que también toca la guitarra. Y la lista de invitados sigue hasta el infinito.
Si eres el auditado, no caigas en este error, solo presenta un par de personas que consideres necesarias para poner en contexto al auditor. Las demás personas ya irán diciendo sus nombres cuando el auditor los requiera.
Top 3. Las delicias culinarias.
Si no me equivoco, la reserva del restaurante o la entrega de los domicilios está lista para deleitar al auditor. Por lo general, te esfuerzas en hacer conocer la comida típica de tu región, y ojala que le guste al anfitrión!
Es cierto que muchos laboratorios no disponen de una cafetería o un restaurante cerca, así que esfuérzate en tener una comida fácil de digerir y que se sirva a una hora exacta.
Dedica solo el tiempo necesario a la comida, con 20 minutos es suficiente. Nada de siestas o relajos prolongados para conocer la vida íntima de las personas.
Si eres el auditor, comunícate con la persona encargada de atender la auditoria y pídele que te informe sobre los horarios y lugares para la comida. Si vives en la misma localidad no es mala idea llevar tu propio refrigerio.
Top 4. La fotocopiadora está ocupada o la impresora se atascó.
No es si es una maldición en las auditorías pero esto pasa todo el tiempo. El problema es aprovecharte de la situación para perder tiempo, o quien sabe, de pronto alguien puede hacerlo de manera deliberada para salirse con la suya.
Lo cierto es que esta situación debes preverla en tu gestión de riesgos o de imprevistos y tener una plan de acción para cuando esto ocurra.
Lo mejor es tener copias de los documentos que podría necesitar el auditor y tenerlos en un lugar seguro y de fácil acceso.
Top 5. María Alejandra no aparece.
Al igual que en el punto anterior, esto también parece ser un hechizo de los demonios de una auditoría.
Justo cuando se necesita a María Alejandra para la entrevista, ella se desaparece como por arte de magia, nadie puede encontrarla, incluso no lleva consigo su celular, vaya problema!
Después de poner sobre aviso a todo el laboratorio, ella aparece a los 30 minutos con cara de sorprendida, y de hecho se ha perdido más de un seis por ciento del tiempo, asumiendo que la auditoria es de ocho horas.
Si eres el auditor y las personas no aparecen, te recomiendo cambiar de inmediato al siguiente punto de la auditoría y retomar el anterior cuando la persona aparezca.
Si eres el auditado, te sugiero hacer entender al personal que para la auditoría está prohibido atender llamadas o correos electrónicos que no sean importantes y estar presentes todo el tiempo a disposición del auditor.
Top 6. Redactar el informe de auditoría durante la jornada.
Este es quizá uno de los que más tiempo hace perder durante la auditoría. Muchos auditores están contratados por horas y no están dispuestos a trabajar horas extras a cambio de nada.
Si eres el auditado, te recomiendo aclarar muy bien con el auditor el compromiso de redactar el informe final en una jornada diferente a la del tiempo empleado para auditar.
Top 7. Perder el rumbo en las entrevistas.
Si eres el auditor, es una buena estrategia empezar con preguntas abiertas para que las personas rompan su timidez o su miedo y se abran a las preguntas de la auditoria.
Por ejemplo, puedes empezar preguntando cosas como:
- ¿Cuánto tiempo hace que trabajas en el laboratorio?
- ¿Qué es lo que más disfrutas de tu trabajo?
- ¿Me puedes hablar un poco de los sitios más bonitos para visitar en la ciudad?
Y como veras, hay personas que te dirán las respuestas con las palabras justas, pero hay otras que prenderán motores y no hay quien las pare. Ojo con ellas, te contaran hasta sus secretos más íntimos!
Así que debes identificar este tipo de personas y con toda delicadeza le puedes decir que ya es suficiente, que la charla la pueden dejar para otro día y centrarse en las preguntas concretas de la entrevista.
Top 8. La reunión de apertura y la reunión de cierre.
Estas reuniones son propicias para perder tiempo. En la que más se aprovecha la situación por parte del auditado es en la reunión de apertura. Como te expliqué arriba, la idea es hacer más corto el tiempo que tiene el auditor para evaluar el SGC.
Por eso en estas reuniones las personas empiezan a preguntar cosas que no van a lugar, es como una rueda de prensa donde el auditor es el protagonista y los auditados hacen el papel de periodistas.
Y la otra situación para perder el tiempo es en la reunión de cierre. Pero en esta situación el culpable de la pérdida es el auditor, quien intenta explicar los pormenores de los hallazgos y de paso dejar la puerta abierta para que la reunión se convierta en una batalla de proporciones muy peligrosas.
El consejo para las dos partes es que estas reuniones deben ser muy breves, un máximo de unos quince minutos es más que suficiente.
Top 9. Romper la trazabilidad documental.
Perder el tiempo picoteando como gallinas los documentos de aquí para allá es el hobby de algunos auditores que no hacen bien su tarea.
Les encanta iniciar con un registro de la recepción de muestras, luego piden el manual de calidad, siguen con las hojas de vida de los analistas y terminan con la orden de compra de las neveras del área clínica.
Al final quien pierde es el auditado, porque las conclusiones que entregue el auditor estarán muy lejos de la realidad.
Así que si eres el auditor te pido seguir con mucho juicio y detalle la trazabilidad documental de un proceso, por ejemplo, puedes escoger la muestra X y hacer todo el recorrido documental desde que se tomó la muestra hasta que se emitió el resultado.
Top 10. La testificación de los ensayos o las calibraciones.
Es normal que en el plan de auditoria se le informe al auditado los ensayos o calibraciones que serán objeto de verificación para que cuando llegue el auditor todo esté listo.
La cuestión es que no están listas las cosas!
En ese momento el analista aún no termina de preparar las soluciones de trabajo, la muestra aún no ha llegado, la curva de calibración del equipo no pasa, etc.
Dos horas después el ensayo o la calibración por fin están listas.
El otro extremo lo protagoniza el auditor. El laboratorio muy juicioso tiene todo listo para la testificación, pero el auditor se obsesiona con el procedimiento. Exige que se corran más muestras, que se hagan duplicados, que échele interferencias para ver qué pasa, etc.
Cuando ves el reloj, ya han pasado cuatro horas y el analistas suda gotas frías que resbalan su frente en cámara lenta; vaya tortura!.
El consejo para los dos es que la testificación debe ser rápida, con solo una o máximo dos muestras, lo importante aquí es ver cómo ejecuta el método el analista autorizado.
Conclusión
Existen mil maneras para perder el tiempo en una auditoría, hoy te he resumido diez de ellas. Así que toma conciencia de la importancia del tiempo, no lo desperdicies y sácale el mayor provecho a esta poderosa herramienta de gestión.
Cuéntanos en la sección de comentarios cuál de este listado es el que más se presenta en tu laboratorio, o si quieres agregar más situaciones a este listado puedes hacerlo sin ningún problema.
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Hasta la próxima!
