20 Riesgos a los que se exponen los laboratorios que aún usan Papel y hojas de Excel

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En una época en la que la digitalización avanza a pasos agigantados, puede sorprender que muchos laboratorios, ya sean de ensayo, calibración, clínicos, etc., sigan dependiendo del papel y las hojas de Excel para su gestión diaria.

 

Si bien estas herramientas tradicionales han demostrado ser útiles durante décadas, la realidad actual exige una mayor eficiencia, precisión y seguridad.

 

Sigue leyendo para conocer 20 riesgos inherentes al uso de papel y Excel en la gestión de laboratorios bajo la ISO/IEC 17025 o la ISO 15189. Al finalizar, comprenderás por qué es fundamental adoptar un software específico para laboratorios.

 

¡Empecemos!

Número 1. Pérdida de datos

En el mundo de los laboratorios, cada dato es vital. Estos reflejan inversiones, trabajo y la reputación del laboratorio. Aunque el papel y Excel han sido los preferido por décadas, ambos presentan serios riesgos hoy en día.

 

Riesgos del papel:

 

Vulnerable a daños físicos. Derrames, fuego o desgaste.

 

Pérdida accidental. Documentos extraviados en la rutina diaria.

 

Recuperación complicada. Requiere tiempo y recursos para restaurar datos.

 

Limitaciones de Excel:

 

👎 Fallos técnicos. Errores de software o fallos de hardware.

 

👎 No es específico. Carece de funcionalidades esenciales para la gestión de laboratorios.

 

👎 Riesgo de pérdida. Un solo archivo puede contener información irrecuperable.

 

Secuelas de la pérdida de datos:

 

👇 Repercusión financiera. Inversiones en tiempo y recursos desperdiciados.

 

👇 Daño reputacional. Erosión de la confianza y desafíos para restaurar la imagen.

 

👇 Consecuencias operativas. Desde la paralización de operaciones hasta sanciones regulatorias.

 

Solución: Software para Laboratorios

 

Almacenamiento seguro. Resguardo digital de la información.

 

Respaldo automático. Previene pérdidas por fallos o errores.

 

Diseño específico. Herramientas adaptadas a las necesidades de los laboratorios.

 

Dejar al laboratorio en papel o Excel es arriesgado. En la era digital, un software para laboratorios no es una elección, es una necesidad. Proteger los datos es proteger el futuro del laboratorio.

Número 2. Falta de seguridad

La seguridad de la información es esencial en cualquier industria, y en los laboratorios no es la excepción. Sin embargo, depender del papel y Excel presenta importantes lagunas de seguridad.

 

Desafíos del papel:

 

No tiene contraseñas. Cualquier persona puede acceder.

 

Vulnerabilidad física. Riesgo de robo o acceso no autorizado.

 

Ausencia de trazabilidad. Imposible rastrear quién tuvo acceso.

 

Problemas con Excel:

 

👎 Protecciones básicas. Las contraseñas pueden ser fácilmente burladas.

 

👎 Riesgo de malware. Vulnerable a ataques y corrupción de datos.

 

👎 Acceso no restringido. Si alguien accede al dispositivo, accede al archivo.

 

Consecuencias de la falta de seguridad:

 

👇 Brechas de información. Fugas de datos sensibles o confidenciales.

 

👇 Amenazas legales. Posibles sanciones o litigios.

 

👇 Pérdida de confianza. Cuestionamientos sobre la integridad del laboratorio.

 

Solución: Software para Laboratorios

 

Controles avanzados. Contraseñas robustas y autenticación de múltiples factores.

 

Rastreo de actividad. Registro de quién accede y qué modifica.

 

Seguridad en capas. Blindaje contra amenazas externas e internas.

 

Confiar en el papel o en simples hojas de Excel es jugar con fuego en el ámbito de la seguridad. Adoptar un software para laboratorios es dar un paso adelante en la protección y garantía de los datos.

Número 3. Errores humanos

La perfección humana es un mito, especialmente cuando se trata de tareas repetitivas como la introducción de datos. Los laboratorios que aún confían en la entrada manual enfrentan riesgos significativos.

 

Desafíos de la entrada manual:

 

❌​ Fallos inadvertidos. Fácil cometer errores tipográficos o de transcripción.

 

❌​ Fatiga. Horas de trabajo continuo aumentan la probabilidad de errores.

 

❌​ Inconsistencias. Diferentes personas pueden tener distintos criterios al introducir datos.

 

Consecuencias de errores humanos:

 

👇 Resultados inexactos. Puede comprometer la validez de los ensayos o calibraciones.

 

👇 Decisiones erradas. Basadas en datos incorrectos, pueden llevar a conclusiones falsas.

 

👇 Costos adicionales. Rectificar errores implica tiempo y recursos.

 

Solución: Software para Laboratorios

 

✅​ Automatización. Minimiza la intervención humana en la entrada de datos.

 

✅​ Validaciones automáticas. Detecta y previene errores en tiempo real.

 

✅​ Uniformidad. Establece un criterio único para la introducción de datos.

 

Los errores humanos son inevitables, pero sus consecuencias pueden ser devastadoras para un laboratorio. Implementar un software especializado es una manera efectiva de reducir estos riesgos y garantizar la precisión y confiabilidad de los datos.

Número 4. Dificultad en la búsqueda de información

El tiempo es oro, especialmente en un entorno de laboratorio donde la precisión, veracidad y la rapidez son esenciales. Lamentablemente, los métodos antiguos de almacenamiento de datos presentan desafíos monumentales.

 

Problemas con métodos tradicionales:

 

Volumen masivo. Montañas de papeles o celdas interminables en Excel.

 

Falta de organización. Sin un sistema uniforme, es fácil perderse.

 

Desgaste físico. El papel se deteriora, y las impresiones se desvanecen.

 

Implicaciones de una búsqueda ineficiente:

 

👎 Pérdida de tiempo. Horas invertidas en encontrar un solo dato.

 

👎 Frustración. La búsqueda infructuosa puede afectar la moral del equipo.

 

👎 Retrasos. Pueden comprometer plazos y afectar la reputación del laboratorio.

 

Solución: Software para Laboratorios

 

Búsquedas instantáneas. Localiza información con solo unos clics.

 

Organización optimizada. Categorización lógica y etiquetas claras.

 

Acceso digital. Recupera datos sin importar cuánto tiempo haya pasado.

 

La eficiencia es fundamental para cualquier laboratorio que quiera mantenerse al día con las demandas actuales.

 

Abandonar los montones de papel y las complicadas hojas de Excel en favor de un software para laboratorios puede ser el cambio transformador que necesita para mantenerse en la vanguardia.

Número 5. Limitaciones en la colaboración

La colaboración efectiva es el alma de cualquier empresa exitosa. Sin embargo, los métodos tradicionales como el papel y Excel presentan obstáculos significativos en este sentido.

 

Desafíos de la colaboración tradicional:

 

Transmisión lenta. El papel requiere transporte físico, Excel necesita envío digital.

 

Riesgo de pérdida. Papeles que se extravían o archivos que no se reciben.

 

Duplicación de trabajo. Sin una actualización en tiempo real, dos partes pueden estar trabajando en la misma tarea.

 

Consecuencias de una colaboración ineficaz:

 

👎​ Descoordinación. Los equipos no están sincronizados en sus objetivos.

 

👎​ Pérdida de tiempo. Retrasos debido a la espera de información.

 

👎​ Errores acumulativos. Una pequeña imprecisión puede magnificarse a medida que se comparte.

 

Solución: Software para Laboratorios

 

✅​ Actualizaciones en tiempo real. Todos tienen acceso a la información más reciente.

 

✅​ Compartir con un clic. Envía datos instantáneamente a cualquier departamento.

 

✅​ Seguridad mejorada. Menos riesgo de pérdidas o errores en la transmisión.

 

Incorporar un software de laboratorio facilita la colaboración fluida, acelerando los procesos y garantizando que todos estén en la misma página. Es hora de romper las cadenas de los métodos arcaicos y abrazar la era digital.

Número 6. Falta de actualizaciones en tiempo real

Mantenerse al día con la información más reciente es crucial en la gestión de laboratorios, sobre todo, para seguir el ciclo de mejora continua dentro del sistema de gestión ISO/IEC 17025 e ISO 15189. Pero confiar en Excel como herramienta principal tiene sus limitaciones.

 

Desafíos de la falta de actualización en tiempo real:

 

Retrasos de información. Excel requiere entrada manual para cada actualización.

 

Riesgo de obsolescencia. Datos antiguos pueden conducir a decisiones mal informadas.

 

Dependencia del usuario. Si una persona olvida actualizar, todo el sistema se retrasa.

 

Consecuencias de trabajar con datos desactualizados:

 

👎​ Decisión inadecuada. Basarse en datos antiguos puede llevar a errores costosos.

 

👎​ Inconsistencias. Los diferentes usuarios pueden tener versiones diferentes del mismo archivo.

 

👎​ Pérdida de competitividad. Los laboratorios rivales con sistemas más ágiles pueden adelantarse.

 

Solución: Software para Laboratorios

 

✅​ Actualizaciones automáticas. Los datos se renuevan en tiempo real, sin esperas.

 

✅​ Acceso universal. Cada miembro del equipo ve la misma versión actualizada.

 

✅​ Menos errores manuales. La automatización reduce las posibles inconsistencias.

 

Optar por un software de laboratorio garantiza que todos trabajen con la versión más actual de la información, promoviendo decisiones más precisas y eficientes.

 

No permitas que las limitaciones de herramientas desactualizadas frenen el potencial de tu laboratorio.

Número 7. Ausencia de copias de seguridad

Los laboratorios acumulan datos valiosos cada día. No tener un plan de respaldo es un riesgo monumental.

 

Dificultades de la ausencia de respaldos:

 

Vulnerabilidad. Un solo incidente puede eliminar registros clave.

 

Dependencia de rutinas manuales. Se requiere tiempo y esfuerzo para hacer copias.

 

Fallos inevitables. Todo hardware o papel tiene una vida útil.

 

Implicaciones de la pérdida de datos:

 

👎 Recopilación desde cero. Recrear datos perdidos consume tiempo y recursos.

 

👎 Interrupciones operativas. Puede detener o ralentizar los procesos del laboratorio.

 

👎 Desconfianza de clientes. Cuestionan la profesionalidad y la fiabilidad.

 

La solución: Software para Laboratorios

 

✅​ Respaldos automáticos. Protección constante sin esfuerzo adicional.

 

✅​ Almacenamiento en la nube. Datos seguros y accesibles desde cualquier lugar.

 

En la era digital, confiar en métodos manuales para la seguridad de datos es obsoleto. Un software de laboratorio asegura que la valiosa información esté protegida y siempre disponible.

Número 8. Riesgo medioambiental

La gestión en papel no es solo un desafío logístico, sino también un lastre ecológico.

 

Impactos del uso excesivo de papel:

 

Deforestación. Árboles eliminados, habitats destruidos.

 

Consumo de recursos. Agua, energía y químicos para la producción.

 

Desperdicio. Toneladas de papel terminan en vertederos.

 

Consecuencias para el laboratorio:

 

👎 Imagen comprometida. Posible percepción de falta de responsabilidad ecológica.

 

👎 Costos ocultos: Gasto continuo en suministros de papel.

 

👎 Responsabilidad social. Potencial desalineación con objetivos de sostenibilidad.

 

La solución: Software para Laboratorios

 

✅​ Reducción drástica del uso de papel. Menos huella ecológica.

 

✅​ Eficiencia mejorada. Procesos digitales más ágiles y limpios.

 

Migrar a soluciones digitales no es solo una decisión de eficiencia, sino también un paso hacia un futuro más verde y responsable. Adoptar un software de laboratorio es un avance hacia esa dirección.

Número 9. Falta de integración

Las hojas de Excel, si bien útiles, tienen barreras de conectividad.

 

Problemas con la falta de integración:

 

Silos de datos. Información atrapada y aislada.

 

Dificultades en la consolidación. Fusión manual de datos de múltiples fuentes.

 

Riesgo de duplicación. Inconsistencias y errores potenciales.

 

Consecuencias para el laboratorio:

 

👎 Pérdida de tiempo. Dificultad para obtener una visión completa.

 

👎 Decisiones desinformadas. Bases inadecuadas para decisiones críticas.

 

La solución: Software para Laboratorios

 

Integración fluida. Conexión con múltiples fuentes de datos.

 

Vista unificada. Acceso fácil y rápido a información consolidada.

Número 10. Ineficiencia en el flujo de trabajo

Manejar datos manualmente puede ser una receta para el retraso.

 

Desafíos del flujo de trabajo manual:

 

❌ ​Procesos repetitivos. Tareas que consumen tiempo y esfuerzo.

 

❌​ Ralentización. Retardos en la entrega y procesamiento de resultados.

 

❌​ Errores acumulativos. Mayor probabilidad de inexactitudes con cada paso manual.

 

Consecuencias para el laboratorio:

 

👎 Clientes insatisfechos. Retrasos en resultados y entregas.

 

👎 Cuellos de botella. Acumulación de trabajo y presión sobre el personal.

 

La solución: Software para Laboratorios

 

✅​ Automatización. Reducción de tareas repetitivas y monótonas.

 

Eficiencia mejorada. Rápido procesamiento y entrega de datos.

 

Optimizar el flujo de trabajo es vital, y con herramientas digitales adecuadas, los laboratorios pueden superar los desafíos de la gestión manual.

Número 11. Limitada capacidad de análisis

Excel, si bien es poderoso, no es infalible.

 

Desafíos con la capacidad limitada de análisis:

 

Limitaciones técnicas. Excel puede no manejar conjuntos de datos muy grandes.

 

Falta de herramientas avanzadas. Análisis predictivo y otros insights complejos pueden ser inalcanzables.

 

Consecuencias para el laboratorio:

 

👎 Insights superficiales. No se aprovecha el potencial completo de los datos.

 

👎 Decisiones no optimizadas. Posibles resultados basados en análisis incompletos.

 

La solución: Software para Laboratorios

 

✅​ Herramientas avanzadas. Análisis profundo y perspicaz.

 

✅​ Visualizaciones claras. Representaciones gráficas para facilitar la interpretación.

Número 12. Dificultad en el seguimiento de cambios

Rastrear cambios manuales puede ser como buscar una aguja en un pajar.

 

Desafíos del seguimiento manual:

 

Falta de registro automático. Quién hizo qué y cuándo puede quedar en el misterio.

 

Inconsistencias. Modificaciones múltiples pueden causar conflictos de versión.

 

Consecuencias para el laboratorio:

 

👎 Falta de responsabilidad. No poder identificar fuentes de errores o modificaciones.

 

👎 Desorganización. Confusión al no tener una visión clara de la evolución de los datos.

 

La solución: Software para Laboratorios

 

✅​ Registro automático. Historial detallado de cada cambio.

 

✅​ Control de versiones. Garantiza consistencia y trazabilidad.

Número 13. Problemas de espacio

El papel, a pesar de su tangibilidad, tiene costos ocultos.

 

Desafíos del almacenamiento físico:

 

Costos crecientes. Almacenar grandes cantidades de papel implica inversiones en espacio.

 

Riesgos logísticos. Manejo, transporte y almacenamiento pueden dañar documentos.

 

Consecuencias para el laboratorio:

 

👎 Ineficiencia espacial. Espacios ocupados que podrían ser mejor utilizados.

 

👎 Costos elevados. Inversiones en infraestructura y mantenimiento.

 

La solución: Software para Laboratorios

 

Almacenamiento digital. Espacio virtual ilimitado y seguro.

 

Acceso fácil. Documentos a un clic de distancia, sin importar la ubicación.

Número 14. Dificultad en el cumplimiento de la ISO/IEC 17025 o la ISO 15189

Navegar el mar de normas y estándares como la ISO/IEC 17025 ola ISO 15189 sin la tecnología adecuada puede ser un viaje tortuoso.

 

Desafíos del cumplimiento manual:

 

Riesgo de omisión. Es fácil perderse en la vastedad de regulaciones.

 

Falta de actualizaciones. Normativas cambian y la gestión manual puede no seguir el ritmo.

 

Consecuencias para el laboratorio:

 

👎​ Sanciones. Incumplimientos pueden resultar en multas o pérdida de la acreditación.

 

👎​ Falta de credibilidad. No cumplir afecta la imagen y confianza del laboratorio.

 

La solución: Software para Laboratorios

 

✅​ Alertas automáticas. Notificaciones de cambios en regulaciones.

 

✅​ Garantía de cumplimiento. Herramientas específicas para cada normativa.

Número 15. Falta de accesibilidad

La inmovilidad de los datos tradicionales entorpece el ritmo moderno.

 

Desafíos de la falta de accesibilidad:

 

Limitaciones geográficas. No se puede acceder a datos desde cualquier lugar.

 

Dependencia de dispositivos específicos. Si el archivo está en un equipo, ahí debe ser consultado.

 

Consecuencias para el laboratorio:

 

👎 Demoras. Esperar por acceso a datos ralentiza la toma de decisiones.

 

👎 Falta de flexibilidad. Limita la capacidad de respuesta rápida en situaciones cambiantes.

 

La solución: Software para Laboratorios

 

✅​ Acceso en la nube. Datos disponibles 24/7 desde cualquier dispositivo.

 

✅​ Seguridad garantizada. Protección de datos sin sacrificar accesibilidad.

Número 16. Problemas de versionado

¿Cuál es la versión correcta? Una pregunta que se repite en laboratorios alrededor del mundo.

 

Desafíos del versionado en Excel:

 

Múltiples copias. Sin un control, proliferan versiones diferentes.

 

Falta de trazabilidad. Determinar el origen de un cambio es complicado.

 

Consecuencias para el laboratorio:

 

👎​ Inconsistencias. Trabajar con versiones incorrectas puede llevar a errores y no conformidades.

 

👎​ Pérdida de tiempo. Buscar y validar la versión correcta consume recursos valiosos.

 

La solución: Software para Laboratorios

 

Control de versiones automatizado. Siempre se trabaja con la última versión.

 

Trazabilidad clara. Cada cambio tiene un registro detallado y claro.

Número 17. Dependencia de individuos

La información vital no debe estar atrapada en silos personales.

 

Desafíos de la dependencia individual:

 

Interrupciones en operaciones. Si alguien falta, su conocimiento falta con él.

 

Riesgo de pérdida de información. Si esa persona se va, la información puede irse con ella.

 

Consecuencias para el laboratorio:

 

👎 Desaceleración. La operatividad se ralentiza o se detiene.

 

👎 Vulnerabilidad. Depender de unos pocos crea puntos frágiles en la organización.

 

La solución: Software para Laboratorios

 

Acceso compartido. La información está disponible para equipos enteros.

 

Retención del conocimiento. Aunque el personal cambie, la información permanece.

Número 18. Costos ocultos

Lo que no se ve, también pesa en los balances.

 

Desafíos de los costos ocultos:

 

❌​ Gasto en tiempo. Horas invertidas en tareas manuales y repetitivas.

 

❌​ Recursos en correcciones. Enmendar errores humanos lleva tiempo y dinero.

 

Consecuencias para el laboratorio:

 

👎 Reducción en la rentabilidad. Los costos indirectos afectan el margen de ganancia.

 

👎 Desgaste del personal. Repetir tareas y corregir errores causa frustración.

 

La solución: Software para Laboratorios

 

✅​ Automatización. Las tareas rutinarias se realizan solas.

 

✅​ Prevención. Menos errores gracias a sistemas robustos.

Número 19. Dificultad en la expansión

Escalar con sistemas manuales es como intentar volar con un paracaídas.

 

Desafíos al expandirse:

 

Limitaciones de capacidad. Sistemas manuales tienen su límite.

 

Complejidad creciente. Más datos y personal implican más caos.

 

Consecuencias para el laboratorio:

 

👎 Estancamiento. Dificultades para crecer y aprovechar nuevas oportunidades.

 

👎 Fallos operativos. Más errores a medida que la operación se vuelve más compleja.

 

La solución: Software para Laboratorios

 

Flexibilidad. Sistemas diseñados para crecer con el laboratorio.

 

Orden en la expansión. Todo bajo control, sin importar el tamaño.

Número 20. Reducción en la competitividad

En un mundo acelerado, el estancamiento no es una opción.

 

Desafíos competitivos:

 

❌​ Lentitud. Métodos manuales no pueden seguir el ritmo moderno.

 

❌​ Falta de innovación. Sin herramientas actuales, es difícil innovar.

 

Consecuencias para el laboratorio:

 

👎 Pérdida de mercado. Competidores más ágiles toman la delantera.

 

👎 Obsolescencia. Quedarse atrás en técnicas y herramientas.

 

La solución: Software para Laboratorios

 

✅​ Eficiencia de punta. Herramientas actuales para un mundo actual.

 

✅​ Innovación constante. Con la tecnología adecuada, el laboratorio siempre está un paso adelante.

En conclusión

 

En el dinámico panorama actual, los laboratorios, ya sean de ensayos, calibración, clínicos, industriales, entre otros, enfrentan una presión constante para adaptarse y evolucionar.

 

Los riesgos asociados a la gestión manual, con papel y hojas de Excel, no solo representan amenazas operativas, sino también riesgos financieros, de reputación y competitividad.

 

Estos desafíos, si no se abordan, pueden acumularse y poner en peligro la viabilidad misma del laboratorio.

 

Optar por un software especializado para laboratorios no es simplemente una elección moderna, sino una decisión estratégica esencial.

 

Este paso hacia la digitalización garantiza una operación más fluida, segura y eficiente, protegiendo a la entidad de innumerables vulnerabilidades inherentes a los sistemas manuales.

 

 

En definitiva, invertir en tecnología adecuada es blindar a tu laboratorio contra pérdidas y daños, asegurando su posición en un mercado cada vez más competitivo y exigente.

Si este post te ha sido de utilidad o crees que le puede ayudar a un amigo, entonces me gustaría que lo compartas en tus redes sociales.

Hasta la próxima!

Escrito por: Oscar Delgado
Director y Fundador de SGC - Lab

Última actualización

Oct 30, 2023

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