En la guía para la gestión de riesgos que tienes disponible en este blog se explica la manera general de gestionar los riesgos en un laboratorio de ensayo o de calibración.

 

Sin embargo la norma ISO 31010 tiene un montón de técnicas generales y especializadas para realizar toda la gestión de riesgos.

 

Dentro de esas técnicas existen unas que se pueden emplear de forma exclusiva para la primera fase de la gestión, es decir, para la identificación de los riesgos y las oportunidades.

 

La tormenta de ideas o lluvia de ideas es la más conocida y la que más se utiliza en el sector de los laboratorios, pero hoy te voy a mostrar otras tres técnicas no tan conocidas pero que dan excelentes resultados si sabes utilizarlas bien.

 

Empecemos!

La norma ISO 31010 establece una secuencia de pasos para realizar toda la gestión de riesgos en una organización. Estos pasos son:

 

  • El análisis del contexto
  • La identificación del riesgo
  • El análisis del riesgo
  • La valoración del riesgo
  • El tratamiento del riesgo

 

En el siguiente esquema puedes ver mejor lo que te acabo de decir:

Proceso de evaluación del riesgo. Fuente IEC 206/09

 

La evaluación del riesgo puede requerir un enfoque multidisciplinario dado que los  riesgos pueden  cubrir una amplia gama de causas y consecuencias.

 

En este post nos vamos a centrar solo en la identificación del riesgo. Antes de seguir adelante quiero que sepas que la norma ISO 31010 se refiere a la palabra riesgo en el sentido negativo y también positivo.

 

Para la norma ISO/IEC 17025 el riesgo positivo se trata como una oportunidad, y es así como lo interpretamos en SGC-Lab.

 

¿Qué es la Identificación del riesgo?

 

La identificación del riesgo es el proceso con el que se descubren, reconocen y registran los riesgos.

 

El propósito de la identificación del riesgo es identificar qué puede pasar o qué situaciones se pueden presentar que pueden afectar el logro de los objetivos del sistema o del laboratorio.

 

Una vez que el  riesgo está identificado, el laboratorio debe identificar cualquiera de los controles existentes, tales como características de diseño, personas, procesos y sistemas.

 

El proceso de identificación del riesgo incluye la identificación de las causas  y  del  origen  del  riesgo  (peligro en el contexto de los daños físicos), eventos, situaciones o circunstancias que podrían tener un impacto material sobre los objetivos y la naturaleza del impacto.

 

Además de las causas también es importante la identificación de las consecuencias que puede tener sobre el laboratorio.

 

Los métodos de identificación del riesgo pueden incluir:

 

  • Los métodos basados en evidencias, ejemplos de esto son las listas de verificación y las revisiones de datos históricos;

 

  • Los enfoques sistemáticos del equipo, donde un  grupo  de  expertos  sigue  un  proceso  sistemático para identificar riesgos por medio de un conjunto estructurado de proposiciones o preguntas;

 

  • Las técnicas de razonamiento inductivo.

 

Después de esta corta introducción vamos a lo que vinimos!

Técnica 1 – Entrevistas estructuradas o semiestructuradas

 

Esta técnica consiste en elaborar una serie de preguntas relacionadas con la identificación de riesgos u oportunidades, deben ser preparadas por una o varias personas conocedoras del laboratorio.

 

Aquí no importa el número de preguntas, solo debes elaborar las que permitan conseguir el objetivo que te has propuesto. Si haces esto tendrás una entrevista estructurada.

 

Una entrevista semiestructurada es similar, pero permite más libertad para mantener una conversación con el objeto de examinar los temas a tratar.

 

Es decir, puedes hacer unas preguntas que ya están en un formulario y puedes hacer un par de preguntas improvisadas, pero sin desviarte del objetivo.

Cuándo se utiliza?

 

A veces suele pasar que dentro del grupo de laboratorio existen diferencias personales que pueden arruinar una reunión para discutir ideas, en este caso la identificación de riesgos.

 

Cuando se presentan estas situaciones o es complicado reunir a las personas, ya sea porque están muy ocupadas, están fuera del laboratorio, o por cualquier otro motivo, las entrevistas son la mejor opción.

 

Como son entrevistas individuales permiten acordar una fecha donde el entrevistado pueda asistir y responder las preguntas sin presión alguna.

Estas entrevistas también las puedes utilizar para evaluar la eficacia de los controles existentes como parte del análisis del riesgo.

  

¿Qué necesitas para aplicar esta técnica?

  

  • Necesitas tener muy claro el objetivo de las entrevistas, en este caso la identificación de los riesgos y las oportunidades. 
  • Una lista de entrevistados que se seleccionan de las partes interesadas. Pueden ser los analistas, los auxiliares, el director, el líder de calidad, los clientes, etc.
  • Un conjunto de preguntas preparadas y revisadas con anterioridad. Cuidado con preparar preguntas que induzcan al entrevistado a dar una respuesta en particular.

  

Sigue estos pasos para aplicar la técnica

  

  • Prepara las preguntas. Siempre que sea posible, las preguntas deben ser abiertas y concretas, sencillas, formuladas en un lenguaje apropiado al entrevistado, y relacionadas únicamente con los riesgos y oportunidades.
  • Acuerda el día, la hora y el lugar para la entrevista. 
  • En el momento de la entrevista debes formular las preguntas al entrevistado dejando que este último responda sin ninguna presión, que sienta que puede decir lo que quiera. 
  • Puedes  hacer el registro de las respuestas en un formulario o simplemente escuchar al entrevistado y grabar las respuestas.

  

Fortalezas 

  

  • Las entrevistas estructuradas dan tiempo a las personas para que consideren la idea sobre el asunto. 
  • La comunicación uno a uno permite una consideración más profunda del tema. 
  • Puedes entrevistar a un número grande de personas, a diferencia de la tormenta de ideas, que sólo utiliza un grupo relativamente pequeño.

  

 Debilidades

  

  • Se requiere mucho tiempo, ya que una sola entrevista puede tardar varios minutos o incluso horas. 
  • Como no existe un debate grupal, las respuestas pueden desviarse del tema y no es posible eliminar esas desviaciones. 
  • Como existen preguntas preestablecidas se minimiza la imaginación del entrevistado, que es una característica de la técnica de tormenta de ideas.

Técnica 2 – Delphi

 

En esta técnica los protagonistas son los expertos. Debes asegurarte de contar con un grupo de personas expertas en ciertos campos para lograr identificar los riesgos y las oportunidades.

 

En laboratorios pequeños puede que no sea tan fácil encontrarlos, pero puedes traerlos de afuera.

 

Si los expertos son externos debes asegurarte que:

 

  • Conocen los procesos del laboratorio que tú necesitas.
  • Tienen la experiencia suficiente en dichos procesos.
  • Tienen la disponibilidad de trabajar con el laboratorio.
  • No tienen conflictos de interés. 

 

Una característica esencial de la técnica Delphi, formulada originalmente, fue que los expertos expresaron  sus opiniones de forma individual y anónima, mientras que el acceso a las opiniones de los otros expertos lo tenían a medida que el proceso avanzaba.

¿Cuándo se utiliza?

 

La técnica Delphi se puede aplicar en cualquier etapa del proceso de gestión del riesgo o en cualquier fase del ciclo de vida de un sistema, dondequiera que se necesite el consenso de las opiniones de los expertos.

 

Si cuentas con expertos dentro del laboratorio o tienes la posibilidad de traerlos de afuera, está técnica es ideal para identificar riesgos y oportunidades.

 

¿Qué necesitas para aplicar esta técnica?

 

  • Un conjunto de preguntas preestablecidas.
  • Un grupo de expertos.

  

Sigue estos pasos para aplicar la técnica

 

  • Diseña un conjunto de preguntas para ser respondidas por los expertos donde el objetivo sea la identificación de riesgos y oportunidades.
  • Elige un grupo personas del laboratorio para realizar el monitoreo y seguimiento del proceso.
  • Selecciona al grupo de expertos.
  • Envía las preguntas a los expertos, no es necesario hacer una reunión o entrevista.
  • Las respuestas de los expertos se analizan con el grupo de trabajo del laboratorio.
  • Los miembros de este grupo responden y el proceso se repite hasta lograr un consenso.

 

Fortalezas

 

Las respuestas de los expertos son anónimas, esto permite que haya mayor libertad de expresión.

 

Todas las opiniones tienen la misma importancia, lo que evita el sesgo por preferencia de ciertos expertos.

 

Se consigue información muy valiosa, ya que proviene de personas expertas en el campo de interés.

 

No es necesario que las personas se reúnan en un lugar y a una hora determinada.

 

Debilidades

 

Es un trabajo muy pesado y consume mucho tiempo. Recuerda que el ciclo de preguntas y respuestas se debe hacer hasta lograr un consenso.

 

Los participantes necesitan ser capaces de expresarse por sí mismos por escrito y de forma clara.

 

Si necesitas expertos externos tendrás que invertir dinero.

 

Técnica 3 – Análisis preliminar de peligros (PHA)

 

El PHA es un método de análisis sencillo e inductivo cuyo objetivo consiste en identificar los peligros y las situaciones peligrosas, y los eventos que pueden causar daño a una actividad, instalación o sistema.

¿Cuándo se utiliza?

 

Esta técnica es recomendada cuando vas a iniciar un proyecto, por ejemplo cuando vas a construir el laboratorio, remodelar, comprar equipos nuevos, el desarrollo de método, etc.

 

Es decir, cuando dispones de cero o poca información sobre los detalles del diseño o sobre los procedimientos de funcionamiento.

 

También puede ser útil cuando se analizan sistemas existentes, a fin de priorizar peligros y riesgos para análisis posteriores o cuando las circunstancias impiden aplicar una técnica más extensiva que la que se está utilizando.

 

¿Qué necesitas para aplicar esta técnica?

 

La información sobre el sistema que se va a evaluar, por ejemplo los detalles del método a desarrollar o validar.

 

Detalles del diseño del sistema que estén disponibles y sean pertinentes, por ejemplo los planos del nuevo laboratorio o de las áreas a remodelar.

 

Sigue estos pasos para aplicar la técnica

 

Construye una lista de peligros, situaciones peligrosas, de riesgos u oportunidades teniendo en consideración características tales como:

  • Los materiales utilizados o producidos y la reactividad de los mismos.
  • Los equipos utilizados.
  • El entorno ambiental de funcionamiento.
  • El personal que va a desarrollar los métodos o a operar los equipos.
  • La disposición de conjunto.
  • Las interfaces entre componentes del sistema, etc.

Con objeto de identificar riesgos para la posterior evaluación de los mismos, se puede realizar un análisis cualitativo de las consecuencias de un evento no deseado y de sus probabilidades de que ocurra.

 

El PHA se debe actualizar durante las fases de diseño, construcción y ensayo, con objeto de detectar cualquier nuevo peligro y poder realizar correcciones, si fuese necesario.

 

Los resultados obtenidos se pueden presentar en diferentes formas, tales como tablas y diagramas en árbol.

 

Fortalezas

 

Es una técnica muy útil  cuando la información existente es limitada.

Permite considerar los riesgos con mucha antelación en el ciclo de vida del sistema.

 

Debilidades

 

Un PHA sólo proporciona información preliminar; no es completa ni proporciona información detallada sobre los riesgos y cómo se pueden prevenir de la mejor manera posible.

 

Fuente: Norma ISO 31010

 

Conclusión

 

Existen muchas técnicas disponibles para que puedas identificar con éxito los riesgos y oportunidades dentro de tu laboratorio. En este post te presenté tres de ellas, las cuales son fáciles de entender y de aplicar.

En ciertas circunstancias tendrás que echar mano de dos o más técnicas para lograr los objetivos del SGC.

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Hasta la próxima!

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